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El briefing: herramienta indispensable para organizar un evento de éxito

En Novum consideramos que el brief de un evento es una herramienta fundamental para lograr el éxito del mismo. Es el primer paso que damos cuando el cliente nos expone la necesidad de organizar un evento cualquiera que sea su motivación: promocionar un nuevo producto, llevar a cabo una reunión profesional, una conmemoración, un congreso, un festival de música, etc.

Desde Novum, velamos porque el brief contenga todas las informaciones esenciales para la puesta en marcha y desarrollo del evento, es decir, los objetivos del cliente, el formato, el número de personas estimadas, la fecha y el lugar previstos, etc. Y por supuesto, una información que no se debe obviar porque se antoja de capital importancia es el presupuesto disponible para el evento. Conocer la disponibilidad presupuestaria permite elaborar un brief realista, sin dispersión, válido y pertinente que se ajuste al proyecto que se quiere poner en marcha; para ello, mantenemos un diálogo próximo, franco, continuo y bidireccional con nuestros clientes a fin de optimizar al máximo los recursos posibles, sin perder el horizonte de que la calidad del servicio es nuestro valor primordial como organizadores de eventos.

Como hemos indicado, el brief tendrá su origen en un diálogo bidireccional entre el cliente y nuestros profesionales a cargo de la organización del evento, en estas conversaciones es indispensable que, entre otras muchas preguntas, se dé repuesta a las siguientes cuestiones que darán forma al brief:

  • ¿Cuál es el público objetivo del proyecto evento?
  • ¿Este proyecto de evento se inscribe en el marco de un plan de comunicación global previo?
  • ¿Qué eventos ha organizado anteriormente el cliente? Con el objeto de proponer algo distinto y que le aporte valor añadido en esta nueva incursión al embarcarse en un nuevo evento.
  • ¿Qué eventos ha organizado la competencia del cliente y, ahondando en la cuestión anterior, cómo podemos hacer que el nuestro ofrezca valores añadidos diferenciales?
  • ¿Tiene el cliente una idea predefinida de qué es lo que quiere? ¿O deja a criterio del organizador el concepto del evento?
  • ¿En qué fechas quiere que se lleve a cabo? ¿Hay riesgo de colisión con otros eventos que puedan interesar a nuestro público objetivo que se desarrollen en fechas similares?
  • ¿Hay que tener en cuenta el cumplimiento de algún tipo de normativa o marco legal para realizar tipo de evento que nos solicita el cliente?
  • ¿Cómo conseguimos el conocimiento, participación y adhesión de nuestro público objetivo al evento planteado? ¿Cómo se va articular la comunicación del evento?
  • ¿Cuál es la disponibilidad presupuestaria del cliente para desarrollar el proyecto de evento?
  • ¿Existe la posibilidad de sumar recursos al proyecto de evento mediante acciones de patrocinio y/o mecenazgo?

Una manera de hacer Europa

Novum Consulting hasido beneficiaria del Fondo Europeo de Desarrollo Regional cuyo objetivo es mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y el acceso a las mismas y gracias al que ha diseñado y desarrollado esta web.Esta acción ha tenido lugar durante 2019. Para ello ha contado con el apoyo del Programa de Competitividad Turística de la Cámara de Comercio de Granada.

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