Gestión y organización de Congresos

Confiar en un conjunto de expertos para la organización de su congreso o actividad social, puede resultar un ahorro destacable de tiempo y intranquilidades para el comité organizador del mismo permitiendo a este dedicar de esta forma todos sus esfuerzos al contenido del propio acontecimiento.

Nos ponemos a su disposición para ordenar su congreso de manera integral o en alguno de sus apartados. Nos encargamos de los servicios de una Secretaría Técnica:

PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN: Asesoramiento sobre el precio de las cuotas de inscripción. Recaudación de cuotas de inscripción. Tramitación de pagos. Información puntual y descriptiva del estado de cuentas. Emisión de facturas. Liquidación de impuestos. Balance final del congreso.

SEDE, ACONDICIONAMIENTO, MEDIOS TÉCNICOS Y AUDIOVISUALES: Asesoramiento y estipulación laboral de la sede. Distribución de espacios. Señalización. Decoración. Asesoramiento e instalación de medios técnicos y audiovisuales: Equipos Informáticos. Video proyectores. Equipos de vídeo charla. Equipos de sonido. Sistemas entretenidos de consultas. Equipos de traducción simultánea. Equipos de traducción simultánea. Personal técnico.

CONTROL INFORMATIZADO DE INSCRIPCIONES Y RESERVAS DE ALOJAMIENTO: Elaboración de los formularios de inscripción.

ACTOS SOCIALES: Sugerencias para la preparación del programa popular. Contratación de los servicios de catering y restauración. Programación y estipulación laboral de actos culturales y/o espectáculos. Contratación de autobuses.

EXPOSICIÓN COMERCIAL: Distribución de espacios en sede. Comercialización y facturación de espacios. Gestión del montaje técnico de los stands y mobiliario. Almacenamiento y organización del material de los expositores. Contratación de personal de acompañamiento.

PERSONAL AUXILIAR: Intérpretes y traductores. Azafatas/os con o sin lenguajes. Mensajeros. Personal de seguridad, limpieza y sanitario. Fotógrafos. Guías turísticos.

OTROS: Correspondencia y tramitación de los desplazamientos de los ponentes e invitados. Seguros. Protocolo, Gabinete de Prensa y Relaciones Públicas. Tramitación de privilegios administrativos. Tramitación de cartas oficiales.

Eventos en situación de crisis empresarial

Ninguna compañía se libra de las ocasiones complejas. En algún momento, algún negocio ha de confrontar a inconvenientes, que tienen la posibilidad de ser internos, debidos, entre otras cosas, a una toma de elecciones errónea, o externos, causados por causas ajenas a la compañía.

Para que estas ocasiones no conduzcan a inconvenientes graves, es primordial realizar una precisa comunicación de crisis. Adoptando las tácticas correctas, va a ser más simple reducir el encontronazo negativo de las crisis en el desempeño del negocio.

Ayudamos y acompañamos en todos el proceso de situación de crisis.

Congresos culturales y artísticos

La definición de evento cultural y artístico sería la relacionada con el hecho de alguna planificación en el tiempo entorno a los tipos de eventos. En la situación de acontecimiento cultural, la definición sería la de hecho de alguna consideración relacionado con alguna rama del arte, la civilización, las creencias o los valores.

Las compañias que acostumbran realizar estos eventos son sobretodo corporaciones o agrupaciones culturales, aunque dentro del área de los eventos culturales además logramos hallar compañias expertos en marketing promocional, compañias comerciales o particulares que buscan un preciso fin u propósito. Hay diversos tipos y eventos que se tienen la posibilidad de clasificar como eventos culturales y que están muy presentes actualmente.

La ordenación de los eventos culturales sería:

Inauguraciones de centros culturales: Este acontecimiento sobretodo se enfoca en las inauguraciones de museos, centros artísticos, academias de teatro, de danza, etc…, sería la inauguración de algún centro que tuviera una relación directa con la civilización.

Exposiciones de proyectos artísticas: Estas exposiciones están primordialmente similares con la pintura, la escultura, la arquitectura, la música o algún otra rama del arte que se exponga.

Festivales o fiestas culturales: Las celebraciones que se relacionan con eventos culturales son todas aquellas donde participa un elemento cultural, como entre otras cosas festivales de música, de danza o de teatro. Hay multitud de fiestas que tienen relación con la civilización y que entonces se tienen la posibilidad de organizar como eventos culturales.

Espectáculos callejeros: Los espectáculos de danza, malabarismo, magia, musicales, etc…, que se representan en la calle además son eventos culturales. Esta tipología de eventos culturales está cada vez más popular y más que se encuentra en nuestro todo el tiempo.

Cursos artísticos: Finalmente, la ejecución de tutoriales relacionados con la pintura, la música u otras ocupaciones similares con la civilización además se piensan eventos culturales, puesto que se generan hechos que engloban puntos culturales.

Homenajes y aniversarios

El homenaje, palabra que llega del provenzal homenatge, en el contexto del feudalismo (la Edad Media y su extensión en determinados usos a lo largo de el Obsoleto Régimen) era lo primero que hay que hacer de la ceremonia de homenaje e investidura por la que se establecía un vasallaje. En esta clase de acontecimiento primero se ejecuta la distribución de premios a los citados y conmemorados.

Estos tipos de eventos son siempre fechas particulares que necesitan de una elaboración minuciosa pensando en todos los datos. Es dependiente del tipo de (cumpleaños, homenaje, exhibición, inauguración, etc..) pero lo fundamental sería: la decoración debe ser particular y elegida con mimo. un photocall siempre puede ser atrayente para hacer las fotografías antes del acto. un catering que puede ir desde un ágape hasta una comida, pasando por una merienda, tu eliges. y finalmente, pero, esto en relación del acontecimiento sería opcional, una tarta, algo de dulce para deducir la comida.

Parte de la organización toma forma en funcionalidad del homenaje en relación de la persona a la que se esté honrando. Entre otras cosas, si estas dirigiendo el homenaje de un parque por la victoria de un conjunto local, usarás diferentes expresiones. Sin importar las situaciones, un homenaje puede continuar un formato básico, el contenido de cada paso se puede ajustar para la circunstancia en especial.

CONGRESOS TECNOLÓGICOS

Realizar un congreso tecnológico acarrea una grandísima dedicación y tomar en cuenta un extenso abanico de puntos que no se tienen que desatender. Es por esto que todas las gestiones, vayan acompañadas por organizadores de congresos, que permiten nutrirse del buen trabajo de diferentes suministradores para lograr cubrir todo lo que un congreso acarrea.

Existen puntos esenciales en la organización de congresos a los que, por regla establecida, desde él catering hasta la tecnología que se va a usar. Y sucede que, la tecnología en congresos, es fundamental: desde asegurar que la gente que entra se haya inscrito de manera correcta para acreditarse, hasta el control de accesos y aforo que constaten que los congresistas tienen los privilegios de ingreso.

Los suministradores de tecnología están entre los más fundamentales, dado que son los que van a aceptar que el avance del acontecimiento sea con normalidad, aportando seguridad y garantía.

Organizar un congreso académico

Los eventos académicos están dirigidos primordialmente a alumnos de distintos escenarios, expertos de ciencias naturales o sociales o gremios de personas que se ocupan de debatir un tema parecido. Oséa, el público que asiste es demasiado concreto y se necesita realizar algunos parámetros para agradar sus expectativas.

En este sentido, te brindamos una secuencia de sugerencias para que la logística no signifique un inconveniente y que también adquiera un carácter en todo el mundo con el propósito de cubrir a todo el alumnado:

1. Establece las misiones y objetivos antes de nada tienes que saber el tipo de acontecimiento, el propósito, el día y lugar. Entre otras cosas, un seminario sobre Comercio

2. Define un presupuesto los costes que conllevará la organización del acontecimiento tienen que establecerse previamente: desde el presupuesto para la sitio web hasta el coste de los panfletos, merchandising, cocktail y demás ocupaciones.

3. Guíate desde un checklist Algunas veces usar un timing o un checklist puede ser de gran ayuda al grupo de coordinadores del acontecimiento.

4. Contrata un servicio profesional si el acontecimiento es muy grande o necesita diferentes coberturas es viable que sea primordial pedir las trabajos de expertos que se dediquen a la organización de eventos.

5. Difusión y cobertura que garantice una aceptable estrategia de difusión en las comunidades para anunciar el acontecimiento en diferentes lenguajes.

6. Inscripciones online para hacer mejor la vivencia de usuario posibilita la inscripción en línea en el portal del acontecimiento. Y si además este permite medios de pago de todo el mundo te vas a asegurar un más grande número de competidores.

7. Networking en todo el mundo Ten en cuenta de que todos los ayudantes forman parte en la medida de lo viable para que logren sacar beneficio del networking que piensa comprender a expertos del área en el que están apasionados. ¡Y más a nivel internacional! 8.

Eventos empresariales informales

Lo primer paso que tienes que tomar en cuenta en el momento de contratar un evento es el tipo de acto que vas a celebrar. Y sucede que, en funcionalidad de eso, el protocolo y organización de un evento varían. Te mostramos cuáles son las claves, para que tu evento aún siendo informal pueda ser un éxito.

Para comenzar, los eventos informales son más flexibles en el momento de integrar elementos decorativos sin obligación de ceñirse a un protocolo riguroso. No obstante, hay licencias que, más allá de la informalidad y frescura del acto, no se tienen la posibilidad de conceder si sigues el protocolo de un acontecimiento.

Hablamos de charlas o actos culturales, académicos, empresariales, comerciales, familiares, exposiciones, entregas de premios, homenajes, etc. Los invitados o ayudantes al acontecimiento son tu enorme propósito, por lo cual es sustancial adecuar a ellos el protocolo, de esta forma como los elementos del mismo según sus pretenciones. Estamos hablando del lugar de festividad, la duración del acontecimiento, el ámbito, el catering, etc.

Los eventos más formales se acostumbran festejar a horas distintos a los informales, léase, cenas de ejecutivos, charlas y exposiciones, se acostumbran festejar en días laborables, en tanto que algunos eventos informales se llevan a cabo en últimos días de la semana. Es indispensable que 24 o 48 horas antes te asegures de que todo está muy bien coordinado. Es primordial para que el protocolo y organización de un acontecimiento no fracase.

Cómo organizar un evento de presentación de producto de éxito

La presentación de un nuevo producto es un evento muy importante para la empresa. Organizar el evento de lanzamiento requiere mucho cuidado, y lo importante es construir una estrategia y establecer objetivos. A partir de ahí, tendrás que ceñirte a ciertos puntos de organización que son fundamentales para el éxito del evento.

Estos son los principales pasos que debe seguir:

  1. Definir objetivos de lanzamiento de productos.

Este es el primer paso a tener en cuenta a la hora de definir una estrategia. Una vez que tenga un objetivo claro en mente, puede decidir qué tipo de evento organizará para mostrar un nuevo producto.

2. Presupuesto

Este elemento es fundamental en la organización de cualquier tipo de evento porque caracterizará todas las acciones de la estrategia. Elegir un lugar, determinar el número de invitados, alquilar comida o elegir regalos para los invitados es muy importante.

  1. Elige una fecha

Debe elegir la fecha de lanzamiento del producto teniendo en cuenta que no hay eventos que puedan entorpecer el soporte del lanzamiento del producto, por lo que el nuevo evento es un gran éxito. Cuantos más participantes haya, más posibilidades hay de obtener una mejor cobertura del evento, su distribución y la seguridad de las ventas del producto.

4. Preparar lista de invitados

Además de determinar el número de invitados que acudirán al evento, también es importante definir el perfil del invitado según la estrategia y los objetivos que te hayas marcado. Algunos de los tipos de clientes que más te interesan a la hora de lanzar un producto son clientes directos y potenciales, intermediarios, periodistas de medios digitales y tradicionales e influencers.

5. Elige un espacio para el evento

El nicho que ofreces es importante porque se relaciona con el tema del producto que estás a punto de ofrecer. Por ejemplo, si está relacionado con el mundo de los coches, entonces el circuito de karts sería la elección ideal.

Además, es importante que el espacio tenga espacio suficiente para acomodar a todos los invitados, un buen equipo audiovisual para apoyar discursos y presentaciones, esté bien comunicado y cuente con un buen equipo. Expertos detrás del apoyo. Tú controlas todo. los detalles. Es por eso que es tan importante que elija la empresa de eventos con la que se presentará.

Y sin duda, Novum te ayudará en todo el proceso.

Eventos hibrido / mixtos para empresas y/o organizaciones

Un acontecimiento híbrido, es un acontecimiento “mixto” que implica la participación de un grupo de ayudantes que atiende el acontecimiento de formapresencial y una audiencia o público que se conecta de forma digital por medio de una transmisión en directo “Streaming”.

Durante el año 2021 que para el área de los eventos se anunciaba brillante y próspero, el coronavirus ha supuesto un durísimo golpe. Por estose vió obligado a reinventarse realizando del universo digital su enorme aliado a lo largo de los días de confinamiento y ofrecer salida a eso que ya se encontraba planificado.

Para las agencias de comunicación y eventosfué infaltante adoptar diferentes formatos y resoluciones para que los objetivos de cada cliente y las pretenciones de su público target no se puedan ver damnificados. Por eso, hay que buscar el modo de que los eventos no pierdan su personalidad al trasladarlos al ámbito digital.

No obstante, con la tranquilidad de las medidas sanitarias en el sendero hacia la novedosa normalidad y con el distanciamiento popular que se encuentra en la vida de todos los españoles, se abre paso un nuevo formato: el acontecimiento mixto o híbrido.

Tipos de actos de empresa que puedes organizar

Son esos actos empresariales en los que también de hacer la acción cierta que se ejecuta, afectan de forma general a la institución, emiten un mensaje global de la empresa y refuerzan su imagen y posición en el área.

En el planeta empresarial hay unas normas a continuar, que hacen más fácil y mejoran las relaciones sociales y expertos. El Protocolo, más allá del carácter oficial que frecuenta atribuírsele, usado como corresponde se transforma en una vigorosa utilidad para las compañias. Marcar los objetivos de algún acto empresarial, ordenar, planificar y llevar a buen término el mismo, va a hacer que nuestras inversiones alcancen la rentabilidad que esperamos y, todo ello, es labor del estilo y organización de nuestra compañía, en el final de nuestro protocolo empresarial.

Una manera de hacer Europa

Novum Consulting hasido beneficiaria del Fondo Europeo de Desarrollo Regional cuyo objetivo es mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y el acceso a las mismas y gracias al que ha diseñado y desarrollado esta web.Esta acción ha tenido lugar durante 2019. Para ello ha contado con el apoyo del Programa de Competitividad Turística de la Cámara de Comercio de Granada.

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