La creación de un evento es algo que requiere una preparación, rara vez tiene un origen 100% espontáneo. Como bien sabemos, el objetivo fundamental de un evento es transmitir un mensaje de forma exitosa.
Este mensaje es la génesis de un proyecto de evento; pues no se puede organizar un evento sin objeto ni objetivo de comunicación. Otro motivo para la sistematización de un evento, es que todo evento conlleva un coste que ha de ser rentabilizado en la medida de lo posible.
Un buen punto de partida para ello es ubicar a los actores y a la logística del evento en un esquema triangular (Babkine y Rosier). Los tres puntos del triángulo constituyen los elementos que crean la magia de un evento, que lo materializan, lo dotan de equilibrio y lo conducen hacia el éxito:
- El lugar, el emplazamiento en el que se lleva a cabo en elemento (físico o virtual).
- Los actores (emisores) que pueden ser artistas, personajes públicos, conferenciantes, expertos profesionales, etc.
- La audiencia. El público objetivo potencial y real (presencial o virtual) del evento.
El organizador es la instancia que le da cohesión al proyecto, su eje central, el catalizador que reúne y combina al resto de los elementos con el objetivo de lograr un evento memorable.
La concreción y realización de un evento conlleva un tiempo (meses, años) en función de su envergadura e importancia. Hay que ser sistemáticos y respetar todas y cada una de las etapas primordiales en la creación de un evento, a fin de evitar en la medida de lo posible errores y disfuncionalidades que puedan afectar al éxito del mismo.
