La iluminación en un evento cumple dos funciones principales. Por un lado, de forma general, las luces permiten que todos puedan ver lo que está sucediendo en el transcurso del mismo; por otro lado, atendiendo a criterios artísticos, son capitales para el diseño del evento.
Las condiciones de luz (natural y/o artificial) del lugar son fundamentales, pues de ellas dependen en gran medida los demás aspectos de la puesta en escena del evento. Por esta razón, la correcta elección del sitio es una de las primeras cuestiones que se abordan en la planificación del evento. Al hablar de iluminación , hay que tener en cuenta todo tipo de luces interiores, no solo las correspondientes a la escena o al auditorio, también hay que prestar atención a todo tipo de luces de señalización (salida, aseos, etc.), y a otras áreas específicas de iluminación, que a priori podrían ser consideradas como secundarias, como son la zonas de restauración y recepción del evento.
Tampoco puede caer en el olvido la iluminación exterior del lugar de celebración del evento, pues, entre otras muchas cosas, su correcto uso es necesario para que los asistentes neófitos identifiquen el local, así como también para garantizar un mayor nivel de seguridad y facilitar la visualización de las marcas patrocinadoras del evento.
Una vez que se ha escogido un lugar para la realización del evento, entre las muchas tareas a llevar a cabo, hay que considerar el diseño de la iluminación. Las preguntas que se debe hacer el gestor de eventos en relación a esta cuestión son a la vez de vez carácter práctico y estético. Por ejemplo:
– ¿Concuerda con el motivo general del evento?
– ¿Puede ser utilizada para la iluminación ambiental, así como para la iluminación de la “performance” o puesta en escena?
– ¿La iluminación es su conjunto es amigable para todos los asistentes al evento?
– ¿Cuáles son los requisitos de potencia energética requerida en kilovatios? A efectos logísticos, ¿la instalación eléctrica del lugar en el que se va a celebrar el evento tiene contratada suficiente potencia eléctrica al efecto?
– ¿Hay riesgo de que la iluminación interfiera con otros sistemas eléctricos y/o electrónicos necesarios para el evento? Por ejemplo, un tablero de luces mal ubicado podría generar un molesto zumbido audible a través de la mesa de sonido.
– ¿Se ha contemplado la necesidad de contar con un operador de luces, es decir, un responsable para la planificación de la iluminación durante todo el evento?
– ¿Necesita efectos especiales de luminotecnia (luz estroboscópica, cross-fading, hologramas, mappings, etc) durante momentos concretos del evento?
– ¿Qué equipo se necesita? ¿Hay espacio suficiente para ubicarlo, instalarlo y/o almacenarlo sin que suponga un estorbo o un riesgo para la seguridad del evento?
Entre la documentación previa relativa a la producción del evento, el responsable del mismo, debería crear un mapa del lugar que muestre con detalle el tipo y la posición de la iluminación a emplear. Las decisiones que el gestor de eventos tiene que tomar al crear este plan de iluminación son:
– Colocación de las luces, buscando un equilibrio entre estética, confort y sostenibilidad.
– El tipo de luces (focos, cañones de seguimiento, etc), colores y la correcta y pertinente programación de los efectos.
– Procurar un correcto uso de las luces de señalización en coordinación con el equipo de seguridad.
