En este breve “post”, comentamos de forma esquemática una serie de cuestiones capitales que hay que tener en cuenta a la hora de confeccionar el programa de un evento de forma efectiva. Los aspectos reseñados hacen referencia al formato y al contenido del mismo tanto en soporte electrónico como en papel: – Determinar el contenido y calendario de actividades. – Escoger un programa modelo (plantillas preexistentes Vs diseño y maquetación a medida). En este sentido, a la hora de la elección para el formato papel, hay que tener en cuenta aspectos como las eventuales restricciones presupuestarias, el número de copias, el tiempo disponible, etc. Elementos que convendría incluir en un programa:
- Palabras de introducción (“Saluda”) del presidente de honor o persona con autoridad del evento.
- Palabras del coordinador o responsable ejecutivo del evento (“Breve declaración de intenciones”).
- Es interesante también poner la fotografía de ambos en el programa, junto con sus intervenciones escritas.
- Un breve texto introductorio sobre el tema y objetivos del evento.
- Un calendario general del evento con descripción de contenidos:
- Resumen esquemático de talleres y conferencias (vistazo general que informe de fecha, lugar y hora).
- Descripciones detalladas de talleres y conferencias (extensa y con un nivel de información denso).
- Identidad visual de los organizadores, colaboradores, patrocinadores y/o mecenas del evento (según lo acordado).
- Información relacionada con el costo del evento, formas de pago, eventuales descuentos, etc.
- Si hay actividades turísticas o de ocio, describirlas y especificar su coste en el caso de que no estén incluidas en la cuota de inscripción.
- Si el evento implica alojamiento, especificar la dirección, sitio web y el número de teléfono de hoteles cercanos, y/o proponer alojamiento que ofrezca tarifas preferenciales para los asistentes al evento.
- Información de contacto de la Secretaría Técnica del evento, para cuestiones de logística, inscripción, dudas, etc.
- Unas palabras de agradecimiento al final.
