Categoría: Agenda de Eventos

Los asesores de imagen para diseñar la organización de un evento se están convirtiendo en unos de los pilares de la organización de eventos a día de hoy.

Cuando hablamos de asesores de imagen dentro de la organización de eventos, es decir que hablamos de una de las piezas clave de todo el evento. Sin dudarlo tenemos que contar con un equipo que transmita tranquilidad y seguridad para el cliente.

Es por ello que la empresas o instituciones comienzan a requerir más los servicios de este perfil de organizador de eventos.

Un organizador de eventos enfocado al diseño de imagen para eventos, debe ser una persona muy bien preparada académica y sin dudarlo profesionalmente. De esta manera podrá atender y trasladar la imagen que quiere proyectar el cliente en dicho evento. Por tanto este tipo de organizador de eventos necesita saber analizar y proyectar profundamente todo aquello que el cliente necesita.

Actualmente es conocido como el Event Manager, un organizador encargado de todo el proceso de diseño, planificación y producción del evento.

¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos?

1. Diseño de un plan de trabajo conjunto con todas las ideas del cliente.
2. Conocer y empatizar bien con el cliente.
3. Saber coordinar y elaborar correctamente equipos.
4. Y como uno de los pilares fundamentales, saber supervisar el evento.

Sin lugar a dudas todos nuestros profesionales en asesoría de imagen corporativa están totalmente preparados para conseguir el éxito de todos los eventos.

Gracias por leernos cada semana.

Aunque el año ya haya comenzado y aunque estemos metidos de lleno en febrero, no podemos omitir y olvidarnos de dejaros en este nuevo articulo las tendencias de eventos para este 2022. Y que claramente puedes contratar con nosotros con total seguridad.

El área de los eventos ha evolucionado y aprendió a surfear entre las olas de los eventos en virtuales, híbridos, presenciales, y vuelta a comenzar.

Eventos más ágiles, la elasticidad y la agilidad son desde hace tiempo parte del ADN de los organizadores de eventos y nos han permitido adaptarnos de manera ligera y eficiente inclusive a un ámbito tan dinámico e dudoso como el que conocemos desde el comienzo de la pandemia, como prueba el bajo índice de agencias que han cerrado sus puertas desde el inicio de la crisis sanitaria.

La originalidad y afán de optimización continua, tienen la posibilidad de aplicarse a la industria de los eventos, y más cuando los eventos están evolucionando hacia un modelo de show televisivo en el cual la tecnología juega un papel escencial.

Involucrar al cliente en todos los pasos del diseño y organización del acontecimiento, empoderar a cada integrante de la empresa, investigar y priorizar tareas, dar proposiciones en plazos muy breves, abrazar cambios en los requerimientos y maximizar resultados a la vez que se gestionan elementos limitados: todo lo mencionado está pasando en cada vez más compañias que tienen la posibilidad de ser nuestros clientes.

Debemos estudiar a adelantarnos a sus necesidades con la misma actitud abierta al cambio y la construcción de valor. La tecnología aplicada a los eventos nos mostró precisamente su poder para la rehabilitación de la industria y indudablemente va a seguir encajando en las cuestiones sociales y en los nuevos protocolos de salud y seguridad.

Un caso de muestra va a ser la acreditación electrónica y control de aforo. Desde la digitalización de los eventos a lo largo de la pandemia va a seguir muy presente en todo el 2022, y los eventos híbridos van a seguir siendo una de las considerables tendencias para el siguiente año.

El formato híbrido permitirá:

• Aumentar la interacción entre ponentes externos y presenciales, de esta forma cómo con los ayudantes, que van a poder ver las charlas directamente o bajo demanda.
• Cada vez más que se encuentran los eventos híbridos, dado que capacidad los elementos para el público en remoto. Los stakeholders tienen a su disposición un más grande número de utilidades y elementos, lo que crea una interacción masiva.
• La creación de salas de café virtuales, segmentadas de acuerdo con los intereses de los ayudantes, facilita hacer ambientes especiales para el networking. Experiencias más sostenibles.

Esperamos que os haya gustado, déjanos tu comentario.

Contacta con nosotros

En el momento de festejar un acontecimiento hay que proteger todos los datos y uno de ellos, y además de suma consideración, es la selección de los azafatos y azafatas. Habría que seleccionar una agencia enfocada con vivencia en el tipo de acontecimiento que deseamos festejar.

Y no se debe olvidar que hay diversos tipos de azafatos y azafatas, por lo cual es requisito que tengamos claro qué tipo es el más correcto para nuestro evento: azafatos y azafatas de imagen, de congresos, de protocolo, etc.

Ellos van a ser nuestros ayudantes en esta tarea de organización y van a ser los responsables de hacer generalmente las siguientes funciones:

• proveer información sobre el desempeño y las normas del acontecimiento.
• atender y solventar algún duda que logren tener los ayudantes.
• dar documentación, obsequios…
• atender a la llegada de los invitados y reflejar constancia de su asistencia en un registro.
• ser útil de acompañamiento a los organizadores y estar preparados para accionar frente a imprevistos.
  Al fin y al cabo van a ser parte primordial del acontecimiento porque contribuirán, efectiva o negativamente, a la construcción de la imagen de la marca o compañía anfitriona.

¿Qué debería tener un óptimo azafato o auxiliar?

Buena imagen, en relación a presencia y disposición tiene relación. Porque no solo hablamos a que su indumentaria sea la correcta a cada oportunidad (aunque comunmente van a estar uniformados), sino además a la actitud mostrada. No es semejante un azafato/a que se muestre dispuesto a ayudarnos con buena cara que uno que esté con la cabeza agachada, los hombros caídos y con cara de pocos amigos.

Hay que tomar en cuenta que la buena imagen siempre esté acorde con la nuestra, oséa que si somos una compañía de tatuajes, lo mejor sería seleccionar azafatos/as que tengan la posibilidad de mostrar los suyos, algo que no tendría ningún sentido para un acontecimiento de distinto carácter.

Habilidades comunicativas, debe ser con la capacidad de comprender de forma sencilla y hacerse comprender. Tienen que ser concisos, claros y concretos en sus explicaciones para que no haya equivocaciones que en ocasiones tienen la posibilidad de provocar un enorme inconveniente.

Información sobre el acontecimiento y el anfitrión, tienen que estar informado sobre el desempeño y las normas porque ellos son los que tienen que reportar a los invitados y solucionar las inquietudes que logren aparecer. Además además deberían comprender algunos datos básicos de la compañía o la marca organizadora (a qué se ocupan, para qué es el acontecimiento, producto que muestran, etc). Si son promotores, qué duda cabe que deberan estar totalmente informados sobre el producto o servicio del que se va a tratar.

Buen trato con la multitud, en donde destaque la amabilidad, la empatía y algo más indispensables en los trabajos de cara al público: la asertividad. Una capacidad infaltante y algo muy apreciado que te sacará de un apuro en los instantes más controvertidos.

Por eso rodéate de los expertos correctos y vas a tener triunfo en todos tus eventos

Seguimos en una situción compleja y sobre todo para la organización de eventos de empresa. Por lo que nos gustaría hacer un repaso contigo de los posibles actos institucionales que pueden hacer las empresas, para que tengas diferentes opciones. Hay que tener en cuenta que los eventos de empresa son la mejor herramienta de comunicación que puede tener la organización. Por ello, el cuidar todos los detalles de su organización se convierte en algo esencial. Existe dos bloques de eventos en función de los objetivos que quieran conseguir con su organización: 1. Eventos internos: son aquellos destinados a sólo los invitados que formen parte de la organización y funcionamiento de la empresa. Tiene como principal objetivo la comunicación de valores e informar de cambios que se puedan desarrollar en la empresa. 2. Eventos externos: destinados siempre a personas ajenas a la empresa, que pueden ser clientes actuales o potenciales, incluidos proveedores y medios de comunicación. Sus objetivos claramente son los de darse a conocer, premiar o fidelizar comunciando su imagen de marca entre difrentes objetivos que se pueden destinar a este tiipo de eventos. #noumeventos #preparaciondeunevento #programa #cronograma #orgaizacion

Tenemos que tener en cuenta que durante la época estival son muchos los municipios españoles que celebran sus fiestas patronales y algunos ayuntamientos califican estas celebraciones como actos oficiales tradicionales y otros simplemente como actos tradicionales de la localidad.

El concepto de protocolo, aplicado habitualmente a la diplomacia y las relaciones entre estados, es presente en muchos otros ámbitos de nuestra sociedad, especialmente en aquellos en los que se regula el comportamiento de un colectivo y de las personas que lo forman ante una situación determinada.

Las fiestas patronales siguen un patrón similar:

• Acto religioso: celebración de la Santa Misa en honor a la festividad que se celebra.
• Acto profano: banquete, cena, recepción, etcétera.

Recepción de autoridades.

Las leyes litúrgicas existentes en relación a la recepción de autoridades en la entrada del templo son las siguientes:

• Cuando asisten autoridades, en función de su cargo, el diácono o alguno de los concelebrantes, se acercará a él y le daré el saludo de paz, según la costumbre del lugar. Serán recibidos cerca de la puerta de la iglesia y conducidos a su sitio.
• La persona que gobierna la nación será recibida por el obispo, quien, si asiste por su oficio a la liturgia, ya estará revestido en la puerta de la iglesia. Si la autoridad oficial es católica, y se juzga conveniente, se le ofrecerá agua bendita, y el prelado, situado a su izquierda, lo acompañará a su lugar en el templo.

Ubicación de autoridades.

Con respecto a la ubicación de autoridades en el interior del templo, sobre este asunto los puntos más importantes son:

•  Las autoridades civiles tienen derecho a estar presentes en los actos religiosos y ocupar un lugar especial  extra chorum et presbyterium.
• Las autoridades, al ser representantes del pueblo, deben mostrar un comportamiento ejemplar como católicos y ciudadanos.

El homenaje, palabra proveniente del provenzal homenatge,​ en el contexto del feudalismo (la Edad Media y su extensión en determinados usos durante el Antiguo Régimen) era el primer paso de la ceremonia de homenaje e investidura por la que se establecía un vasallaje.

En este tipo de evento primero se realiza la entrega de premios a los citados y conmemorados.

Estos tipos de eventos son siempre fechas especiales que requieren de una preparación minuciosa pensando en todos los detalles. Depende del tipo de (cumpleaños, homenaje, presentación, inauguración, etc..) pero lo esencial sería:

• la decoración tiene que ser especial y elegida con mimo.
• un photocall siempre puede resultar interesante para realizar las fotos antes del acto.
• un catering que puede ir desde un ágape hasta una cena, pasando por una merienda, tu eliges.
• y por último, pero, esto dependiendo del evento sería opcional, una tarta, un poco de dulce para concluir la comida.

Parte de la organización toma forma en función del homenaje dependiendo de la persona a la que se esté honrando. Por ejemplo, si estas dirigiendo el homenaje de un parque por la victoria de un equipo local, usarás diferentes expresiones. Sin importar las circunstancias, un homenaje puede seguir un formato básico, el contenido de cada paso se puede personalizar para la situación en particular.

Los servicios in situ dentro de los eventos se convierten en uno de los principales objetivos de los organizadores de eventos, se convierten en la primera impresión para nuestro público.

Normalmente no prestamos mucha atención a este detalle cuando planificamos un viaje corporativo. Pero un mostrador de hospitalidad (hospitality desk) puede agregar un valor tremendo para los eventos corporativos y los asistentes a reuniones.

Por lo tanto, no solo sirve para ayudar a su grupo corporativo, arreglos de deportes acuáticos y actividades culturales. Tener un  mostrador de hospitalidad  es el punto de comunicación más importante entre los participantes y el comité organizador. 

En general, este es el aspecto al que se le da menos importancia, aunque puede potenciar el éxito de tu evento. Un mostrador bien organizado y eficiente es clave para cualquier reunión o programa de incentivos exitoso. 

Es fundamental que su escritorio esté debidamente equipado y que el personal esté bien capacitado y capacitado. Se trata de proporcionar todo lo que sus clientes o empleados puedan necesitar y hacer que se sientan bienvenidos.

Un mostrador de hospitalidad puede ayudarlo con cualquiera de estos propósitos:

• El lugar donde los invitados pueden recibir una bebida de bienvenida, una toalla húmeda, amenidades de bienvenida y paquetes de información a su llegada.
• El punto de contacto personalizado para atender responder preguntas y atender sus inquietudes.
• El punto de encuentro.
• El espacio dedicado donde los asistentes pueden obtener información sobre recorridos locales, excursiones, opciones gastronómicas y reservas de lugares.

El espacio dedicado donde los asistentes pueden obtener información sobre recorridos locales, excursiones, opciones gastronómicas y reservas de lugares.

La organización de eventos en estaciones invernales, puede verse afectada por dificultad que acarrea la amplia implicación de diversos factores.

Al planificar un evento, siempre hay muchos factores a considerar y el clima es uno para el que debe prepararse, pero no se puede evitar. Si está planeando un evento en el invierno, es posible que deba considerar algunos factores adicionales que podrían no ser una preocupación en el verano.

A nadie le gusta el mal tiempo, pero para los organizadores de eventos, las inclemencias del tiempo pueden hacer descarrilar un evento que lleva meses preparándose. Si bien uno no puede controlar el clima, hay algunas formas en que los coordinadores de eventos pueden planificar con anticipación.

Al seleccionar el lugar para un evento, los organizadores de eventos deben considerar el tamaño, el transporte cercano y las comodidades en el lugar. Según los expertos de la industria, si la instalación tiene una respuesta de emergencia bien definida y un plan para las inclemencias del tiempo también debería estar en la parte superior de la lista de verificación del lugar.

En el caso de mal tiempo, después de meses de preparación, lo último que quiere hacer un coordinador de eventos es cancelar la conferencia. La reprogramación también puede ser una molestia y es mejor evitar hacerlo si es posible. Para evitar cancelar o reprogramar, los planificadores preventivos deben elaborar programas de eventos que se puedan reorganizar fácilmente según sea necesario. También es una buena idea animar a los asistentes a llegar al destino uno o dos días antes y trabajar con el hotel para establecer bloques de habitaciones flexibles. 

Los planificadores experimentados saben que deben esperar cambios de último momento y siempre se preparan para lo peor. Esto significa tener un plan B extenso listo para cuando ocurra cualquier alteración de cambio climático.

Las condiciones climáticas no deberían ser ningún impedimento para realizar tu evento y disfrutarlo al máximo, si cuentas con la gente indicada.