Es muy complicado que una sola persona pueda gestionar íntegramente la organización de un evento. Cuando montemos un “equipo matriz de trabajo”, aunque impere el carácter versátil de los recursos humanos, la organización de un evento requiere perfiles específicos para el desarrollo de tareas concretas. Algunos roles que no deberían faltar en el seno del equipo de trabajo son:

• La/él creativa/o: Debe ser una persona proactiva, empática y con carácter dinámico, conocedora a la perfección de los públicos del evento y capacitada para concebir un concepto original para el mismo.
• Él/la organizador/a experimentado/a: Alguien con una dilatada trayectoria en la gestión integral de eventos, gran sentido práctico y que conoce al “dedillo” todas las etapas del mismo.
• El/la coordinador/a: Figura transversal a todos los miembros del equipo; posee una visión de conjunto; administra los recursos financieros y humanos; gestiona los patrocinios; controla la logística y sabe en cada momento quién hace qué, cuándo y dónde en relación al proyecto de evento.
• El/la creador/a de contenidos: En el seno del evento, es quien redacta los programas, folletos, dossieres y demás materiales; diseña las acciones de comunicación, publicidad y marketing, y se encarga de la gestión del sitio web, las redes sociales del evento, etc.

Muchas veces una misma persona asume varias funciones. Este “equipo ejecutivo” no debe ser muy grande con el objeto de que sea realmente operativo. Lo ideal no más de 4 personas; en eventos pequeños con dos personas es más que suficiente.

Desde el primer momentos, debe quedar clara cuál es la división de tareas entre los distintos miembros del equipo. Se antojan indispensables, las reuniones breves y frecuentes de todos los miembros del equipo para mantener al corriente a todos del estado general del proyecto. Cuanto más se acerque el día “D” del evento estas conversaciones han de ser más fluidas y concretas al objeto de no dejar ningún “fleco suelto” en la organización.

En caso de enfermedad o indisposición de uno de los miembros del equipo, es un “seguro de vida” que la información de todo lo relativo al evento sea compartida, fluida y transparente entre todos los miembros del equipo; que al conocer el “estado de la cuestión” podrán suplir con relativa facilidad una eventual baja en el equipo.

En grandes eventos complejos es corriente subcontratar una parte de la organización de su evento; la externalización suele ser cara y para que sea realmente efectiva, el coordinador del evento debe asegurarse que los flujos de intercambio de información entre el “ente externo subcontratado” y el equipo matriz de organización sean igualmente fluidos, pertinentes y muy frecuentes.