Existe una amplísima baraja de tipos de eventos. Hay que poner el énfasis en escoger el más idóneo, el que responda mejor a las necesidades detectadas y planteadas. Un buen ejercicio para conseguirlo consiste en describir en un único párrafo qué es lo que queremos integrándolo con todos los elementos que describimos en el post anterior ( El “momento cero” antes de organizar un evento).
Ejemplo, si con un evento pretendemos que una empresa/institución/organización muestre su cara más informal, incluyendo a colaboradores y familiares; lo más idóneo podría ser concebir una fiesta dirigida al personal, a sus familiares y al resto de colaboradores de la empresa/institución/organización; poniendo el acento en aspectos como la “acción social”, la acogida, la diversidad, etc.
A partir de este “párrafo marco” se puede poner en marcha un proceso de brainstorming con las personas directamente implicadas en el evento. Se trata de confrontar la idoneidad de cada idea formulada con el “párrafo marco” que contiene el objetivo y el target.
También hay que tener en cuenta el bagaje previo que se posea en los eventos organizados en el pasado, siempre y cuando no nos aboquen a la repetición, combinándolo con un espíritu creativo e innovador (originalidad en el emplazamiento, en el tema, en los medios tecnológicos, etc.). Algunos ejemplos de eventos que llegado el caso, en función de nuestro “párrafo marco”, podríamos llegar a considerar son:
• Fiesta del personal y colaboradores
• Jornada de puertas abiertas.
• Evento para medios (conferencia de prensa).
• Feria/mercado.
• Inauguración, primera piedra.
• Recepción.
• Desayuno/comida/cena y otros eventos con presencia de la gastronomía.
• Jornada deportiva.
• Exposición.
• Concierto.
• Evento de moda.
• Conmemoración.
• Seminario/jornadas/simposio/congreso/conferencia.
• …
Con el objeto de contextualizar el evento y facilitar facilitar las acciones de comunicación,
se antoja fundamental definir un “hilo conductor” para el mismo, que puede ser una imagen, logotipo, eslogan o incluso un verso o un aforismo. La conexión entre el hilo conductor y el objetivo del evento debe ser nítida y obvia. Metafóricamente, esta seña de identidad podría ser asimilada con un perchero en el que se cuelga el evento.
El hilo “conductor”se utiliza emplea fundamentalmente en todas las acciones y soportes de comunicación del evento: la invitación, programa, presencia web, redes sociales, etc. Lo ideal es definir el “hilo conductor” antes de fijar la fecha y el lugar del evento; con el objeto de establecer una ligazón intedependiente entre estas tres variables. La “seña de identidad” del evento también debe ser explotada el día del mismo evento: referencias en discursos, decoración, photocall, etc.
