Todo evento requiere unos preliminares. En efecto, se trata de determinar qué tipo de evento se desea llevar a cabo, saber quién corre a cargo de la organización del mismo, escoger una fecha y un lugar, establecer un programa, un cronograma, preparar las acciones de comunicación, ver de qué recursos se disponen, etc… pues una preparación eficiente es sinónimo de éxito.
En el origen de numerosos eventos se encuentra un impulso nacido de una decisión personal o corporativa, de un mandato, de un “tendríamos que haber organizado algo en relación a … , hace ya mucho tiempo”. Antes de ponerse con los preparativos propiamente dichos, el gestor de eventos debería plantearse y darse respuesta, como mínimo, a las siguientes cuestiones: ¿Por qué es necesario organizar un evento? ¿Con qué propósito? ¿Qué resultado se desea lograr?
La respuesta a estas tres cuestiones concatenadas será determinante para el tipo de evento que finalmente se organizará, para el “ambiente” que se desea crear y para el “corpus fundamental” del contenido del programa. De una forma más concreta, más allá de la rentabilidad en el sentido amplio del término ¿cuál puede ser la finalidad de organizar un evento?
- Difusión del conocimiento en un área científico y/o profesional concreta
- Intercambio de información, experiencias
- Promover acciones formativas
- Mejorar la imagen y/o la reputación corporativa
- Fomentar el trabajo en equipo y desarrollo de redes
- Motivar e incentivar a un colectivo profesional.
- Generar oportunidades de negocio y de empleo.
- etc…etc…
Una vez definido el objetivo, también es importante establecer la atmósfera que desea crear. Las estrategias, normas y valores de la organización deben estar presentes para conseguirlo. Ejemplos:
- Un evento de networking apostará por la interactividad.
- Un evento de que promociones la calidad de los productos o servicios de una marca, deberá tener una organización impoluta, con unos estándares de calidad acordes a lo que se quiere transmitir.
- Un evento que promueva la inclusión y la atención a la diversidad debe ser modélico a la hora de cuidar estos dos aspectos.
La otra piedra angular de un evento exitoso es realizar un análisis exhaustivo del público objetivo. Algunas preguntas imprescindibles para definir el target son:
- ¿quiénes son?
- ¿cuáles son sus intereses?
- ¿cuáles son sus expectativas?
- ¿qué esperamos de ellos desde el lado de los organizadores
- ¿cuáles podrían ser sus mayores reticencias y/o preocupaciones en relación al evento.
