El boletín electrónico es un recurso cuyo uso se ha consolidado en los últimos años como herramienta de comunicación global de la organización. Es un escaparate corporativo privilegiado que permite mostrar el carácter dinámico e innovador de nuestra actividad profesional.

Antes de crear el concepto y las bases de diseño de un boletín electrónico debemos dar respuesta a una pregunta base a fin de afinar al máximo su puesta en marcha y difusión. Se trata de:

• ¿Cuál es mi objetivo?
  ¿Qué expectativas tengo al crear este instrumento? ¿Informar a un grupo de personas de las últimas noticias sobre una serie de asuntos concretos? ¿Hacerles saber al mundo que mi organización existe? ¿Vender un producto o un servicio concreto? ¿Entrar en contacto con mi público objetivo? ¿No tengo un objetivo claro pero sigo la máxima que dice que en cuestiones de marketing y comunicación cada acción por pequeña que parezca suma al conjunto de la organización? …

De forma más específica, como toda acción de comunicación, la correcta definición del boletín electrónico conlleva dar respuesta a otra serie de cuestiones del tipo:

• ¿A qué grupo de personas quiero llegar con el boletín electrónico?
• ¿Cuál espero que sea su respuesta?
• ¿Cuáles son las principales dificultades para poder llegar a ellos?
• ¿Cuáles son sus inquietudes en relación a su relación real o potencial con la organización?
• ¿Qué nivel de uso tienen en materia de TICs y medios sociales?
• ¿Son consumidores de productos informativos de carácter similar?

Una vez acotado su alcance y definidos sus objetivos, debemos centrarnos en un poner en marcha un layout simple y reconocible que incluya una serie de elementos tales que:

• Un nombre que conecte con el público objetivo y que sea fácilmente reconocible y memorizable.
• La fecha de difusión y/o el número de edición.
• Un índice de materias con una serie de rúbricas (fijas o variables para cada edición).
• No más de 7 items informativos, más de eso provoca una pérdida de interés por parte del lector.
• Información de contacto (correo, móvil, redes sociales) a la que los lectores puedan hacer llegar el feedback suscitado por el boletín.
• Un enlace directo hacia los archivos en línea de todas las ediciones precedentes del boletín.
• etc

A su vez cada item informativo tiene un estilo definido y unos elementos comunes diferenciadores como:

• Un titular evocador del contenido
• Una frase de resumen introductoria a modo de lead.
• Un texto factual y corto que aporta todos los datos imprescindibles para la comprensión de la información.
• Si procede, enlaces web hacia otros recursos que amplían la información.
• Información de contacto de la persona de la organización directamente concernida con ese sujeto informativo.

Aunque parezca que podemos pecar de ser excesivamente formales, no debemos olvidar que el lector que consulta un boletín de este tipo lo hace con el objetivo de estar informado, por lo tanto, no es el vehículo más idóneo para el chascarrillo, la anécdota o el dato pintoresco. En caso de duda hay que plantearse la siguiente pregunta: ¿Este tema tiene valor de actualidad y es potencialmente relevante para nuestra audiencia?