Un evento profesional debe ser concebido como una auténtica PRODUCCIÓN que encadene secuencias coherentes que sirvan para maximizar el impacto de un MENSAJE CLARO, COHERENTE E IMPACTANTE.

Con el objetivo de maximizar su influencia, no basta con llevar a cabo una organización impecable de todos los aspectos presenciales del evento, hay que saber comunicar ese evento de “puertas para afuera” y obtener los réditos añadidos de imagen que le puede proporcionar Internet.

Etapa 1: Creando la presencia digital del evento

• Cree su evento y proporcionele unos objetivos, un alcance, unos contenidos y una identidad visual adecuados.
• Confeccione el sitio web del evento incluyendo de manera exhaustiva y bien estructurada todas las informaciones prácticas relativas al mismo.
• Identifique y segmente a su público objetivo. Cree una lista de invitados.

Etapa 2: Promoción del evento

• Realice un mailing que contenga lo esencial a efectos informativos y planifique un calendario de envíos para el evento
• Contemple la posibilidad de utilizar un código QR que reenvíe desde los soportes de papel del evento al sitio web del mismo.
• Escriba sobre el evento en su blog corporativo y cree enlaces que redirijan desde el mismo al sitio web del evento.
• Produzca un breve vídeo de introducción sobre el evento y cuélguelo en Youtube
• Dé a conocer su evento en otros sitios especializados sobre la materia.
• Y muy importante… promocione su evento en Redes Sociales:
  – Redacte tuits sobre el evento que sus empleados puedan compartir en sus cuentas personales de Twitter
  – Añada botones de “compartir” desde las distintas secciones de la web de su evento a las redes Sociales.
  – Valore si es conveniente crear una página o un evento específico en Facebook para dar mayor difusión a los contenidos del sitio web.
  – Cree un #hashtag a medida para su evento.
  – Si no se trata de la primera edición, publique fotos en Facebook rememorando hitos concretos y momentos importantes de ediciones anteriores del evento.
  – Envíe invitaciones del evento a sus contactos profesionales de LinkedIn

Etapa 3: Durante el evento:

• Sea muy activo en las redes sociales a lo largo de todo el evento:
  – Haga “live microblogging” a través de Twitter.
  – Publique fotos del evento en tiempo real.
  – Invite y anime a los asistentes a que realicen aportaciones y a que compartan lo publicado en las redes sociales durante el evento.
  – Grabe los momentos clave del evento y publique vídeos de corta duración que no requieren edición (tipo Vine).

Etapa 4: Después del evento:

• Envíe una encuesta de satisfacción a todos los asistentes al eventos para recoger el feedback.
• Redacte un comunicado dirigido a los asistentes presenciales y virtuales en el evento como muestra de gratitud por su asistencia y participación.
• Coloque en un repositorio alojado en su sitio web los archivos y materiales del evento para que puedan ser consultados atemporalmente
• Produzca un vídeo resumen del evento que recoja la esencia del mismo y cuélguelo en Youtube para conservarlo y mostrarlo para las posteridad.

Un “mix de comunicación” bien planificado que integre la mayoría de las acciones propuestas le debería garantizar una buena visibilidad a su evento; y no desespere ni desista si en el primer intento el resultado no es el mejor…forjar una presencia 2.0 consistente de sus eventos requiere tiempo, experiencia y aprender de los errores… Y NO OLVIDE QUE, POR INSIGNIFICANTE QUE PAREZCA, CADA ACTO COMUNICATIVO SUMA Y AYUDA A CONSTRUIR IMAGEN.