Definir con precisión y exactitud cuál es el concepto de un evento en el momento de su genésis intelectual es fundamental para que tanto el resto de etapas previas como la propia materialización del mismo sean un éxito.
En este breve “post” os dejamos once cuestiones que no se deben dejar al azar a la hora de establecer eficaz, realista y eficientemente las bases de un evento.
- Establecer los objetivos y el público objetivo del evento.
- Fijar la fecha y hora (evitar el riesgo de colisión con otros eventos de interés para nuestro público objetivo programados para las mismas fechas).
- Estimar un número realista de personas interesadas y/o asistentes potenciales.
- Nombrar un comité directivo (organizador/técnico) y un comité científico (en el caso de que la naturaleza y magnitud del evento lo requieran)
- Buscar el lugar adecuado y comprobar al milímetro que reúne las condiciones necesarias a efectos de confort, accesibilidad y logísticas.
- Esbozar un programa provisional.
- Preparar un presupuesto lo más ajustado posible.
- Comunicación previa del evento: Enviar el pre-programa y detalles del evento a patrocinadores potenciales y personas del sector profesional interesadas en el mismo
- Planificación de tareas a realizar y establecimiento de un cronograma con “checklist” para ir verificando su cumplimiento.