La sostenibilidad en los eventos se desarrolla en torno a tres ejes: económico, ambiental y social. Hacer frente a estos desafíos globales de la manera más eficaz posible, implica crear sinergias y establecer sólidas alianzas.
En el ámbito de los eventos, hay una tentación grande a identificar sostenibilidad con la virtualización que proporcionan Internet y los medios sociales, y simplemente se trata de una faceta más de las diferentes y variadas estrategias que se pueden implementar para abordar los tres ejes anteriormente mencionados . Debe quedar claro que la sostenibilidad no está en quitarle al evento los placeres y gratificaciones que reporta su articulación en el plano físico.
Sea cual sea el tipo y tamaño del evento (concierto de rock, JJOO, reunión de empresarios, encuentro científico, etc.), todos pueden conllevar un eventual impacto en materia de consumo energético (luz, agua, calefacción), generación de residuos sólidos por parte de organizadores, asistentes y proveedores, contaminación acústica derivada de la ubicación, polución ambiental por los medios de transporte utilizados para el mismo, etc.
En este sentido los profesionales de los eventos han desarrollado herramientas con el objeto de resolver y/o minimizar los problemas derivados de este impacto. La más destacada de ella es la norma ISO 20121 que proporciona soluciones estándar válidas para la industria de eventos en todo el mundo. Es de interés para todos los implicados y etapas en la organización de un evento, incluyendo:
- Organizadores de Eventos
- Los propietarios de los espacios donde se realizan los eventos
- Personal y voluntarios.
- La cadena de suministro (incluyendo restauración, transporte y logística)
- Mecenezas, patrocinadores y colaboradores.
- Los asistemtes y participantes.
- Las autoridades reguladoras.
- La sociedad civil en general
A grandes rasgos, a efectos prácticos, la norma ISO 20121 aborda los siguientes aspectos globales relacionados con la sostenibilidad de un evento:
- Identificar a todos los implicados en el evento y habilitar canales de comunicación proactiva.
- Determinar el alcance del sistema de gestión que va a requerir el evento.
- Definir los principios de desarrollo sostenible que van a regir al evento
- Establecer y documentar una política de actuación
- Asignar y comunicar las funciones y responsabilidades
- Identificar y evaluar los problemas.
- Definir los objetivos y planes para su consecución
- Proporcionar recursos materiales y humanos, y asegurarse que en los segundos el nivel de competencia y la concienciación es la idónea.
- Garantizar la comunicación interna y externa del sistema puesto en marcha
- Desarrollar y mantener la documentación y los procedimientos necesarios para la eficiencia del sistema.
- Establecer e implementar un proceso de control operativo para la gestión de la cadena de suministro.
- Monitorear y evaluar el rendimiento del sistema, especialmente con auditorías internas y revisiones por la dirección.
- Identificación de las no conformidades y tomar medidas correctivas.
La adopción de esta buenas prácticas normalizadas para la gestión de los impactoseconómico, ambiental y social de los eventos , a medio plazo, permite racionalizar y reducir los costos generales de su organización; al mismo tiempo que el gestor de eventosmejora su reputación exterior mediante la asusnción e integración de los principios de desarrollo acciones sostenibles que lo identifican ante su entorno social como alguien creíble y transparente.