El tipo de evento en consonancia con su “hilo conductor”

Existe una amplísima baraja de tipos de eventos. Hay que poner el énfasis en escoger el más idóneo, el que responda mejor a las necesidades detectadas y planteadas. Un buen ejercicio para conseguirlo consiste en describir en un único párrafo qué es lo que queremos integrándolo con todos los elementos que describimos en el post anterior ( El “momento cero” antes de organizar un evento).

Ejemplo, si con un evento pretendemos que una empresa/institución/organización muestre su cara más informal, incluyendo a colaboradores y familiares; lo más idóneo podría ser concebir una fiesta dirigida al personal, a sus familiares y al resto de colaboradores de la empresa/institución/organización; poniendo el acento en aspectos como la “acción social”, la acogida, la diversidad, etc.

A partir de este “párrafo marco” se puede poner en marcha un proceso de brainstorming con las personas directamente implicadas en el evento. Se trata de confrontar la idoneidad de cada idea formulada con el “párrafo marco” que contiene el objetivo y el target.

También hay que tener en cuenta el bagaje previo que se posea en los eventos organizados en el pasado, siempre y cuando no nos aboquen a la repetición, combinándolo con un espíritu creativo e innovador (originalidad en el emplazamiento, en el tema, en los medios tecnológicos, etc.). Algunos ejemplos de eventos que llegado el caso, en función de nuestro “párrafo marco”, podríamos llegar a considerar son:

• Fiesta del personal y colaboradores
• Jornada de puertas abiertas.
• Evento para medios (conferencia de prensa).
• Feria/mercado.
• Inauguración, primera piedra.
• Recepción.
• Desayuno/comida/cena y otros eventos con presencia de la gastronomía.
• Jornada deportiva.
• Exposición.
• Concierto.
• Evento de moda.
• Conmemoración.
• Seminario/jornadas/simposio/congreso/conferencia.
• …

Con el objeto de contextualizar el evento y facilitar facilitar las acciones de comunicación,
se antoja fundamental definir un “hilo conductor” para el mismo, que puede ser una imagen, logotipo, eslogan o incluso un verso o un aforismo. La conexión entre el hilo conductor y el objetivo del evento debe ser nítida y obvia. Metafóricamente, esta seña de identidad podría ser asimilada con un perchero en el que se cuelga el evento.

El hilo “conductor”se utiliza emplea fundamentalmente en todas las acciones y soportes de comunicación del evento: la invitación, programa, presencia web, redes sociales, etc. Lo ideal es definir el “hilo conductor” antes de fijar la fecha y el lugar del evento; con el objeto de establecer una ligazón intedependiente entre estas tres variables. La “seña de identidad” del evento también debe ser explotada el día del mismo evento: referencias en discursos, decoración, photocall, etc.

Ejemplo: “Disrupción Global”, lema de Evento Blog 2013

Comunicación del evento como una “ruptura” que revierte en imagen

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El evento se caracteriza por la “ruptura” que provoca en un proceso, un hábito, una narrativa, una evolución, etc, en el seno de una organización, que a su vez supone el comienzo de una estrategia de comunicación. Está diseñado a medida, siguiendo la lógica de la marca y la identidad de la empresa o institución organizadora y/o promotora. Tiene dos características básicas inherentes a todo evento:

– Dure una hora o una semana, se produce en una fecha y en un lugar (o lugares).
– En función de su magnitud, atrae a una cierta cantidad de personas: actores interesados y/o públicos objetivos.

A grandes rasgos podríamos establecer la siguiente tipología de eventos:

  • Para el público interno de la organización: convenciones corporativas, lanzamientos de productos, seminarios, foros, reuniones, incentivos, viajes, etc.
  • Para un público externo segmentado en función de su campo de interés: conferencias, reuniones generales, convenciones de los clientes, congresos simposios, exposiciones, ferias, espectáculos, viajes, etc.
  • Para todos los grupos de edad: cumpleaños, fiestas, bodas, inauguraciones, jornadas de puertas abiertas, etc.
  • Para el público en general: acontecimientos históricos, culturales, deportivas, eventos de ventas, giras promocionales, eventos en la calle, etc.

La comunicación de eventos busca resaltar lo distintivo, lo espectacular y lo fuera de lo común, y puede dirigirse a los clientes/consumidores/usuarios, a la prensa y a los propios empleados de la organización, permitiendo en los casos de éxito la obtención de efectos de imagen y la cobertura mediática.

La comunicación de eventos es reciente y sus límites no están claros, implica de lleno a las técnicas de relaciones públicas y a las herramientas de comunicación corporativa tanto de carácter externo como interno. Se articula nomalmente en torno a:

  • La comunicación a través de eventos especialmente diseñados por las empresas para este fin.
  • La participación de marca en eventos organizados por otros: patrocinio o mecenazgo, etc.