Mes: septiembre 2017

Las características fundamentales de un buen equipo de organización de eventos

Es muy complicado que una sola persona pueda gestionar íntegramente la organización de un evento. Cuando montemos un “equipo matriz de trabajo”, aunque impere el carácter versátil de los recursos humanos, la organización de un evento requiere perfiles específicos para el desarrollo de tareas concretas. Algunos roles que no deberían faltar en el seno del equipo de trabajo son:

  • La/él creativa/o: Debe ser una persona proactiva, empática y con carácter dinámico, conocedora a la perfección de los públicos del evento y capacitada para concebir un concepto original para el mismo.
  • Él/la organizador/a experimentado/a: Alguien con una dilatada trayectoria en la gestión integral de eventos, gran sentido práctico y que conoce al “dedillo” todas las etapas del mismo.
  • El/la coordinador/a: Figura transversal a todos los miembros del equipo; posee una visión de conjunto; administra los recursos financieros y humanos; gestiona los patrocinios; controla la logística y sabe en cada momento quién hace qué, cuándo y dónde en relación al proyecto de evento.
  • El/la creador/a de contenidos: En el seno del evento, es quien redacta los programas, folletos, dossieres y demás materiales; diseña las acciones de comunicación, publicidad y marketing, y se encarga de la gestión del sitio web, las redes sociales del evento, etc.

Muchas veces una misma persona asume varias funciones. Este “equipo ejecutivo” no debe ser muy grande con el objeto de que sea realmente operativo. Lo ideal no más de 4 personas; en eventos pequeños con dos personas es más que suficiente.

Desde el primer momentos, debe quedar clara cuál es la división de tareas entre los distintos miembros del equipo. Se antojan indispensables, las reuniones breves y frecuentes de todos los miembros del equipo para mantener al corriente a todos del estado general del proyecto. Cuanto más se acerque el día “D” del evento estas conversaciones han de ser más fluidas y concretas al objeto de no dejar ningún “fleco suelto” en la organización.

En caso de enfermedad o indisposición de uno de los miembros del equipo, es un “seguro de vida” que la información de todo lo relativo al evento sea compartida, fluida y transparente entre todos los miembros del equipo; que al conocer el “estado de la cuestión” podrán suplir con relativa facilidad una eventual baja en el equipo.

En grandes eventos complejos es corriente subcontratar una parte de la organización de su evento; la externalización suele ser cara y para que sea realmente efectiva, el coordinador del evento debe asegurarse que los flujos de intercambio de información entre el “ente externo subcontratado” y el equipo matriz de organización sean igualmente fluidos, pertinentes y muy frecuentes.

equipo

El tipo de evento en consonancia con su “hilo conductor”

Existe una amplísima baraja de tipos de eventos. Hay que poner el énfasis en escoger el más idóneo, el que responda mejor a las necesidades detectadas y planteadas. Un buen ejercicio para conseguirlo consiste en describir en un único párrafo qué es lo que queremos integrándolo con todos los elementos que describimos en el post anterior ( El “momento cero” antes de organizar un evento).

Ejemplo, si con un evento pretendemos que una empresa/institución/organización muestre su cara más informal, incluyendo a colaboradores y familiares; lo más idóneo podría ser concebir una fiesta dirigida al personal, a sus familiares y al resto de colaboradores de la empresa/institución/organización; poniendo el acento en aspectos como la “acción social”, la acogida, la diversidad, etc.

A partir de este “párrafo marco” se puede poner en marcha un proceso de brainstorming con las personas directamente implicadas en el evento. Se trata de confrontar la idoneidad de cada idea formulada con el “párrafo marco” que contiene el objetivo y el target.

También hay que tener en cuenta el bagaje previo que se posea en los eventos organizados en el pasado, siempre y cuando no nos aboquen a la repetición, combinándolo con un espíritu creativo e innovador (originalidad en el emplazamiento, en el tema, en los medios tecnológicos, etc.). Algunos ejemplos de eventos que llegado el caso, en función de nuestro “párrafo marco”, podríamos llegar a considerar son:

• Fiesta del personal y colaboradores
• Jornada de puertas abiertas.
• Evento para medios (conferencia de prensa).
• Feria/mercado.
• Inauguración, primera piedra.
• Recepción.
• Desayuno/comida/cena y otros eventos con presencia de la gastronomía.
• Jornada deportiva.
• Exposición.
• Concierto.
• Evento de moda.
• Conmemoración.
• Seminario/jornadas/simposio/congreso/conferencia.
• …

Con el objeto de contextualizar el evento y facilitar facilitar las acciones de comunicación,
se antoja fundamental definir un “hilo conductor” para el mismo, que puede ser una imagen, logotipo, eslogan o incluso un verso o un aforismo. La conexión entre el hilo conductor y el objetivo del evento debe ser nítida y obvia. Metafóricamente, esta seña de identidad podría ser asimilada con un perchero en el que se cuelga el evento.

El hilo “conductor”se utiliza emplea fundamentalmente en todas las acciones y soportes de comunicación del evento: la invitación, programa, presencia web, redes sociales, etc. Lo ideal es definir el “hilo conductor” antes de fijar la fecha y el lugar del evento; con el objeto de establecer una ligazón intedependiente entre estas tres variables. La “seña de identidad” del evento también debe ser explotada el día del mismo evento: referencias en discursos, decoración, photocall, etc.

Ejemplo: “Disrupción Global”, lema de Evento Blog 2013

El “momento cero” antes de organizar un evento

Todo evento requiere unos preliminares. En efecto, se trata de determinar qué tipo de evento se desea llevar a cabo, saber quién corre a cargo de la organización del mismo, escoger una fecha y un lugar, establecer un programa, un cronograma, preparar las acciones de comunicación, ver de qué recursos se disponen, etc…  pues una preparación eficiente es sinónimo de éxito.

En el origen de numerosos eventos se encuentra un impulso nacido de una decisión personal o corporativa, de un mandato, de un “tendríamos que haber organizado algo en relación a … , hace ya mucho tiempo”. Antes de ponerse con los preparativos propiamente dichos, el gestor de eventos debería plantearse y darse respuesta, como mínimo, a las siguientes cuestiones: ¿Por qué es necesario organizar un evento? ¿Con qué propósito? ¿Qué resultado se desea lograr?

La respuesta a estas tres cuestiones concatenadas será determinante para el tipo de evento que finalmente se organizará, para el “ambiente” que se desea crear y para el “corpus fundamental” del contenido del programa. De una forma más concreta, más allá de la rentabilidad en el sentido amplio del término ¿cuál puede ser la finalidad de organizar un evento?

  • Difusión del conocimiento en un área científico y/o profesional concreta
  • Intercambio de información, experiencias
  • Promover acciones formativas
  • Mejorar la imagen y/o la reputación corporativa
  • Fomentar el trabajo en equipo y desarrollo de redes
  • Motivar e incentivar a un colectivo profesional.
  • Generar oportunidades de negocio y de empleo.
  • etc…etc…

Una vez definido el objetivo, también es importante establecer la atmósfera que desea crear. Las estrategias, normas y valores de la organización deben estar presentes para conseguirlo. Ejemplos:

  • Un evento de networking apostará por la interactividad.
  • Un evento de que promociones la calidad de los productos o servicios de una marca, deberá tener una organización impoluta, con unos estándares de calidad acordes a lo que se quiere transmitir.
  • Un evento que promueva la inclusión y la atención a la diversidad debe ser modélico a la hora de cuidar estos dos aspectos.

La otra piedra angular de un evento exitoso es realizar un análisis exhaustivo del público objetivo. Algunas preguntas imprescindibles para definir el target son:

  •  ¿quiénes son?
  •  ¿cuáles son sus intereses?
  • ¿cuáles son sus expectativas?
  • ¿qué esperamos de ellos desde el lado de los organizadores
  • ¿cuáles podrían ser sus mayores reticencias y/o preocupaciones en relación al evento.

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