La relación existente entre los recursos humanos demandados y los recursos humanos disponibles suele ser uno de los factores determinantes del éxito o fracaso de la organización de un evento

Tras haber determinado y caracterizado el evento proyectado, hay que constituir un equipo de trabajo que normalmente estará formado por miembros de la organización y por auxiliares y/o voluntarios puntuales.

Aunque en la configuración del equipo, el carácter versátil de los recursos humanos debe imperar, y lo ideal es que uno “valga para un roto y para un descosido”, la organización de un evento requiere perfiles específicos para el desarrollo de tareas concretas:

  • Administración y relaciones públicas/institucionales: al cargo de tareas de carácter administrativo inherentes al evento, de relaciones con los diversos actores implicados, inicio y mantenimiento de contacto con autoridades y/o patrocinadores, etc.
  • Logísticas: la parte más práctica del equipo, encargada de cuestiones de transporte, de escenografía, de detalles de índole instrumental y de dar soluciones y respuestas a preguntas técnicas.
  • Creativas: para la realización de soportes físicos y digitales de comunicación, identidad visual, logos, lemas, etc.
  • Ejecutivas/directivas: para tomar las decisiones más importantes, especialmente en lo que concierne al presupuesto y al contenido.

El carácter polifacético (versátil) de los recursos humanos disponibles, al que hemos aludido, lleva a que muchas funciones sean asumidas, o participadas, por la misma persona. En este caso de concentración de tareas, la perfecta coordinación y la comunicación con el resto de miembros del equipo se antoja igualmente capital a fin de evitar dos peligros:

  • 1) la sobresaturación de la persona que es responsable de varias tareas.
  • 2) la descoordinación de esta persona con el resto del equipo que sí realiza una función muy específica y bien delimitada.

Según la magnitud del evento, la presencia de otra figura esencial en la composición de los equipos, el/la voluntario/a, cobrará especial importancia. Nunca debemos olvidar, que el voluntario es una persona que hace algo sin ser pagado y por voluntad propia, sin ningún tipo de obligación. La correcta selección de los voluntarios se lleva a cabo siguiendo una serie de pautas:

  • Definición de los requisitos y habilidades necesarias a fin de establecer un perfil del voluntario.
  • Búsqueda de candidatos a través de carteles, correos, página web, redes sociales, etc.
  • Reunión inicial con los candidatos para cerciorarnos que sus motivaciones, compromiso y disponibilidad se adecuan a lo buscado.
  • Elección de los candidatos.
  • Formalización el compromiso mediante la firma de un documento vinculante para ambas partes.
  • Explicación de sus deberes y funciones en el conjunto del equipo de organización de un evento.

No debemos pensar en el voluntario como un recurso humano efímero; el objetivo es conservar y fidelizar al voluntario para futuras ediciones del evento, o para eventos de naturaleza similar. Para ello hay que asegurarse que se siente motivado, involucrado y contento con las tareas asignadas, es decir, que se siente una pieza importante y valorada en el conjunto del proyecto organizativo global del evento.