Mes: julio 2017 (página 1 de 2)

Networking, un evento en el que conocer y darse a conocer.

El networking es una forma de evento que usualmente une a empresarios de diferentes sectores. Buscando establecer conexiones entre los asistentes, estos pueden ser empresarios o no, ya que no tiene una cierta exclusividad, si no que a este tipo de eventos se puede asistir por diferentes motivos:

  • Empresarios en busca de lazos con otros empresarios, con los que se pueda establecer conexiones de interés. Interesados en dar a conocer el trabajo que ofrece su empresa.
  • Desempleados que quieren conocer a empresarios que les puedan dar una oportunidad laboral.
  • Emprendedores que buscan una oportunidad de ser escuchados para poder formar la idea de negocio que tienen en mente.

En el caso de los empresarios es además una oportunidad para conocer la percepción que personas externas a la empresa tienen sobre esta. Las críticas ayudan a mejorar.

Un networking puede estar planteado de maneras muy diversas, si somos nosotros mismos los que queremos organizar un networking deberíamos buscar una manera en la que los asistentes puedan relacionarse de una forma dinámica, creando así un aliciente para que los interesados quieran asistir.

En todo tipo de eventos y en este en especial uno de los factores más importantes es sorprender a los asistentes que buscan salir un rato de la rutia diaria y relacionarse con más profesionales de diferentes sectores.

Networking: es un anglicismo que significa redes. Lo cual quiere decir que ayuda a los asistentes a crear una red de contactos entre ellos, así como de darse a conocer gracias a su asistencia.

Pautas para sacar provecho de un networking:

  • Saber con qué finalidad asistes a este encuentro.
  • Localizar el concepto que quieres transmitir de tu trabajo/empresa.
  • Identificarse, que se localice que empresa representamos.
  • Facilitar nuestro contacto, tarjetas de visita.
  • Practicar la oratoria, no tener miedo a hablar en público.
  • Transmitir nuestra pasión por nuestro trabajo.

 

El videomapping: nueva cartografía para hacer un evento exterior memorable

El vídeo mapping (mapping 3D o proyección arquitectónica) es una tecnología de proyección de imágenes y juegos animados en 3D sobre los elementos en volúmenes reales de los edificios.

El “mapeo” permite proyectar imágenes de gran tamaño en las fachadas de los edificios, posibilitando la recreación de ambientes a 360 ° a través de las ilusiones ópticas.

Se crean mediante paquetes software específicos como Millumin o Mapper Mad, complementados con otros de edición de vídeo como After Effects, Premiere Pro o Final Cut Pro, que posibilitan la proyección de una imagen más cercana a los detalles de la superficie de la pantalla; generando así la ilusión de movimiento en esta área.

La calidad de la ilusión se logra mediante un juego complejo en 3D combinado con múltiples proyectores que pueden transmitir la imagen 360 °. Las ilusiones ópticas están basadas en técnicas de enmascaramiento aplicadas a ciertas áreas de la superficie de la pantalla y en la mejora de la luminosidad de otras áreas a través de muy potentes haces de luz.

Dar memorabilidad a los eventos mediante el vídeo mapping

Este tipo de proyección se ha convertido en un clásico en los eventos exteriores en los que prima lo audiovisual. Recrean un universo complejo y dotan vida al edificio en el que se proyecta el mismo.

Aplicado a los eventos, el punto fuerte  de esta nueva cartografía digital y virtual es crear un universo completo, visual y musical, para revivir un lugar y colocar al espectador en el corazón de la acción.

 

Las relaciones públicas clave para transición del gabinete de prensa a la agencia de medios 2.0

Hoy os proponemos un breve comentario al siguiente estudio de investigación sobre el papel de las relaciones públicas en el contexto de la nueva matriz global de medios:

Mediatization of companies as a factor of their communication power and the new role of public relations
Igor Savič
http://dx.doi.org/10.1016/j.pubrev.2016.03.017

El concepto de las relaciones con los medios de comunicación como parte importante de las relaciones públicas está en proceso de cambio. Está en proceso de incluir nuevos procesos, habilidades y competencias organizacionales vinculadas a la producción y distribución de los nuevos medios digitales como herramienta clave para influir tanto en los medios como en el público objetivo.

La planificación y producción de contenidos se está convirtiendo en una parte importante de las competencias de expertos de los profesionales de las relaciones públicas y de los dircom. Esto i mplica un cambio en la percepción en el acercamiento a las nuevas audiencias, definidas por los cambios dentro de la cambiante matriz mediática global.

La nueva matriz de medios en la que los medios digitales desempeñan el papel dominante no sólo significa llevar a los nuevos medios de comunicación 2.0 en “punta de lanza”, sino que implica un cambio cualitativo que cambia la función y el papel de otros medios tradicionales dentro de la matriz.

La digitalización y la Internet requieren un cambio en la comprensión tradicional de los medios. La lógica inherente a estos nuevos medios ha cambiado debido al potencial de comunicación horizontal, directa y bidireccional de las partes interesadas. Este nuevo paradigma está caracterizado por:

– la fusión de comunicación pública y privada, una variación de alcance
– la comunicación diferenciada con un enorme repertorio de conexiones posibles.
– disponibilidad constante
– y el uso de plataformas comunes para corporaciones, instituciones públicas, grupos cívicos e individuos.

Por lo tanto, la nueva matriz de medios no se denota simplemente por diferentes medios nuevos, sino especialmente por el cambio en la forma de comunicación que se caracteriza por la accesibilidad directa a las partes interesadas y la comunicación bilateral. La producción de contenidos y medios de comunicación propios en las empresas debe entenderse como parte de esos cambios.

Aunque el establecimiento de marcas de medios y la producción de medios digitales o tradicionales no implica el abandono de las prácticas tradicionales de comunicación en las empresas, estos cambios tienen un impacto en la manera y la calidad de las prácticas tradicionales de comunicación como la publicidad, las notas de prensa, los comunicados, las convocatorias, etc.

Esto tiene un impacto significativo en la expansión del rol, las actividades y las competencias esperadas de quienes diseñan y gestionan los procesos de comunicación dentro de la empresa-relaciones públicas estratégicas. El papel de las relaciones públicas estratégicas se expande en la dirección de la comprensión de la nueva matriz de los medios, creando y manejando los medios propios, produciendo y distribuyendo contenido, y ampliando relaciones con los medios de comunicación tradicionales.

El análisis de las prácticas de comunicación a través del prisma de influir en las partes interesadas y en el contexto de una matriz mediática cambiante abre una nueva perspectiva para definir el papel de la comunicación estratégica y las relaciones públicas. De este modo se fomenta el siguiente paso en el análisis de las características y los cambios en las comunicaciones corporativas de los medios de comunicación y las relaciones públicas modernas.

Las claves de una negociación exitosa

El termino “negociación”, en un uso mal extendido, transmite imágenes negativas de conflicto y de lucha; sin embargo, en esencia su objetivo siempre es positivo y constructivo, se trata de la culminación exitosa de un debate entre dos o más interlocutores que defienden intereses distintos para llegar a un acuerdo.

El buen negociador es aquel que usa las técnicas adecuadas para llegar a un acuerdo huyendo siempre de la confrontación y el conflicto. La capacidad de negociación se puede adquirir con la práctica, requiere la asunción y la interiorización de una serie de pautas y técnicas que se centran en un objetivo final: alcanzar con éxito un acuerdo aceptable para las partes implicadas.

negociacion

Os dejamos cinco consejos básicos que pueden resultar realmente útiles a la hora de afrontar una negociación:

Infórmese y documéntese de forma rigurosa.

Antes de entrar en una negociación, obtenga la mayor cantidad de información objetiva posible que sea relevante para el proceso negociador. Este proceso de recopilación de fuentes nos debería proporcionar la respuesta a una serie de cuestiones fundamentales como: ¿Por qué quieres hacer este trato? ¿Por qué el otro lado quiere hacerlo? ¿Quiénes son los beneficiarios individuales y/o colectivos del mismo? Estar bien documentado otorga una una posición de fuerza y de confianza en el momento de comenzar la negociación.

Tenga claro qué es lo que quiere lograr antes de comenzar.

Los grandes negociadores saben lo que quieren antes de entrar en una discusión. Mejor aún, saben lo que no aceptarán. Los negociadores exitosos saben sin atisbo de dudas dónde están las “líneas rojas” que el proceso nunca debe atravesar. Si el negociador no tiene claros cuáles son esos límites, o los plantea de forma muy flexible o difusa, tiene todas las papeletas para hacer un mal trato.

Es decir, que aunque debe ser consciente de que no va a ganar todos los puntos en liza, debe decidir de antemano qué partes son importantes y qué partes que está dispuesto a conceder sin rebasar las “líneas rojas”.

Siempre busque el escenario de “ganar-ganar”.

Con demasiada frecuencia, la gente piensa en una negociación como un juego de “todo o nada”, que si una de las partes gana, la otra pierde. Sin embargo, los grandes negociadores son aquellos que vislumbran una negociación como una oportunidad para que ambas partes sumen. Si en una negociación salarial, el empleado quiere una cantidad mayor que lo que se ofrece, el empleador no puede llegar a la cantidad solicitada por el empleado; la búsqueda de soluciones creativas para evitar una situación de bloqueo es una forma de crear un escenario de “ganar-ganar”. Tal vez la empresa puede ofrecer para compensar un horario flexible de trabajo, el reembolso de la guardería, el pago de los libros de texto de los hijos, etc., son acciones que no cuestan mucho, pero que son de gran valor para el empleado.

Tratar a la otra parte de manera justa.

Muchas veces, una negociación se rompe debido a una de las partes considera que la otra no la estaba tratando de manera justa. ¿Que significa exactamente esto? En la mayoría de los casos, esto significa que las emociones y el ego se anteponen a la discusión racional. Hay que saber mantener la cabeza fría, ser respetuoso, y tratar a las otras personas en la mesa de la forma en la que uno desea ser tratado. Aparte de allanar el camino en la negociación, el negociador obtiene una reputación de ser una persona justa y ecuánime entre los procesos de negociación.

Evite bloqueos y sea proactivo.

Toda la planificación, estrategia y tácticas empleadas por el negociador no tienen sentido si no se llega a un acuerdo. Para evitar caer en un “punto de no retorno” previsible, anticipe a priori cuáles pueden ser los principales escollos de la negociación. Establezca una línea de tiempo para la evolución de la negociación, confeccione un mapa de los obstáculos que podrían retrasar la consecución de la misma; y una batería de soluciones y alternativas (sin “traspasar las líneas rojas”) para estar preparados para afrontar estos potenciales escenarios de incertidumbre.

Pautas básicas para la creación de un boletín electrónico eficaz y pertinente

El boletín electrónico es un recurso cuyo uso se ha consolidado en los últimos años como herramienta de comunicación global de la organización. Es un escaparate corporativo privilegiado que permite mostrar el carácter dinámico e innovador de nuestra actividad profesional.

boletín electrónico

Antes de crear el concepto y las bases de diseño de un boletín electrónico debemos dar respuesta a una pregunta base a fin de afinar al máximo su puesta en marcha y difusión. Se trata de:

  • ¿Cuál es mi objetivo?
    ¿Qué expectativas tengo al crear este instrumento? ¿Informar a un grupo de personas de las últimas noticias sobre una serie de asuntos concretos? ¿Hacerles saber al mundo que mi organización existe? ¿Vender un producto o un servicio concreto? ¿Entrar en contacto con mi público objetivo? ¿No tengo un objetivo claro pero sigo la máxima que dice que en cuestiones de marketing y comunicación cada acción por pequeña que parezca suma al conjunto de la organización? …

De forma más específica, como toda acción de comunicación, la correcta definición del boletín electrónico conlleva dar respuesta a otra serie de cuestiones del tipo:

  • ¿A qué grupo de personas quiero llegar con el boletín electrónico?
  • ¿Cuál espero que sea su respuesta?
  • ¿Cuáles son las principales dificultades para poder llegar a ellos?
  • ¿Cuáles son sus inquietudes en relación a su relación real o potencial con la organización?
  • ¿Qué nivel de uso tienen en materia de TICs y medios sociales?
  • ¿Son consumidores de productos informativos de carácter similar?

Una vez acotado su alcance y definidos sus objetivos, debemos centrarnos en un poner en marcha un layout simple y reconocible que incluya una serie de elementos tales que:

  • Un nombre que conecte con el público objetivo y que sea fácilmente reconocible y memorizable.
  • La fecha de difusión y/o el número de edición.
  • Un índice de materias con una serie de rúbricas (fijas o variables para cada edición).
  • No más de 7 items informativos, más de eso provoca una pérdida de interés por parte del lector.
  • Información de contacto (correo, móvil, redes sociales) a la que los lectores puedan hacer llegar el feedback suscitado por el boletín.
  • Un enlace directo hacia los archivos en línea de todas las ediciones precedentes del boletín.
  • etc

A su vez cada item informativo tiene un estilo definido y unos elementos comunes diferenciadores como:

  • Un titular evocador del contenido
  • Una frase de resumen introductoria a modo de lead.
  • Un texto factual y corto que aporta todos los datos imprescindibles para la comprensión de la información.
  • Si procede, enlaces web hacia otros recursos que amplían la información.
  • Información de contacto de la persona de la organización directamente concernida con ese sujeto informativo.

Aunque parezca que podemos pecar de ser excesivamente formales, no debemos olvidar que el lector que consulta un boletín de este tipo lo hace con el objetivo de estar informado, por lo tanto, no es el vehículo más idóneo para el chascarrillo, la anécdota o el dato pintoresco. En caso de duda hay que plantearse la siguiente pregunta: ¿Este tema tiene valor de actualidad y es potencialmente relevante para nuestra audiencia?

La memoria anual de empresa: de útil estadístico a herramienta de promoción e imagen

Hoy en día, la memoria anual ha perdido parte de su utilidad como barómetro de indicadores de carácter estadístico sobre la actividad de una organización, convirtiéndose en una herramienta esencial en la construcción y promoción de la imagen y la identidad de la misma.

La naturaleza controlada de las informaciones y la finalidad no comercial que predominan en este tipo de informes anuales son inspiradores de confianza para los lectores; reafirmando el carácter eficaz y dinámico de este útil a la hora de vehícular acciones de comunicación corporativa. (Ver ejemplo de “Memoria Anual del Grupo Mahou San Miguel”  correspondiente al año 2014)

memoria anual

Esta tendencia para utilizar el informe anual como elemento potenciador de la identidad de una empresa/institución  se materializa en las siguientes características:

  • A pesar de que no existe obligación legal, un número cada vez mayor de PYMES y asociaciones sin ánimo de lucro publican un informe anual y lo ponen a disposición de todo el mundo de forma gratuita a través de Internet.
  • Las memorias anuales están aligerando paulatinamente la tradicional carga de información de carácter financiero y legal que las vertebraba, dejando paso a cuestiones de carácter más descriptivo relacionadas con la acción social, la responsabilidad social, la innovación, la internacionalización, la interacción de la organización con su entorno, etc.
  • Las grandes empresas y corporaciones que cotizan en los mercados bursátiles tienden, cada vez con mayor frecuencia, a publicar las cifras económicas en informes técnicos de periodicidad trimestral y/o semestral que son presentados de forma específica a la “prensa salmón”; procurándole así a la memoria anual un carácter fundamentalmente de “escaparate” destinado a promocionar su imagen.

El mensaje central de la memoria anual

Una tarea que se antoja esencial consiste definir el mensaje clave de la memoria anual. Muchas veces se hace coincidir esta idea central con el título del informe anual. Es el “hilo conductor” que vertebra las diferentes partes del documento entre ellas.

Este mensaje suele estar ligado a acciones futuras o en vías de consecución del plan estratégico de la organización. Es fundamental que la alta dirección de la organización participe en esta reflexión estratégica que va a catalizar la idea central de la memoria anual.

Una vez definida esta idea, nunca antes, el concepto creativo y contenido de lo que va a ser la memoria anual se pondrá en marcha; el objetivo es que el contenido de la memoria refleje también este mensaje clave, que será reforzado en la introducción que haga de la misma la máxima figura directiva de la organización.

Adicionalmente, y siempre en relación con la idea central, sería interesante que la memoria anual diese respuesta a cuestiones como:

  • ¿Cuáles son los principales logros del año pasado en relación al plan estratégico de la organización?
  • ¿Qué acciones implican a todos los miembros de la organización bajo un denominador común?
  • ¿Cuáles son los principales proyectos en curso?
  • ¿Qué proyectos se quieren abordar en un futuro próximo?
  • Ejemplos de buenas prácticas, ejemplos de superación en los que se han convertido problemas reales o potenciales para la organización en soluciones efectivas.
  • Ejemplos tangibles de que el mensaje que se quiere transmitir es coherente con los objetivos establecidos.

Motivaciones para realizar un evento “eco-responsable”

Las razones o motivaciones que impulsan a las diferentes organizaciones a poner en marcha eventos de carácter más sostenibles (“eco-responsables”) no son unívocas. Hay quienes se mueven por una firme convicción medioambiental, mientras que otros actúan con el objeto de incrementar la rentabilidad y/o visibilidad del evento al asociarlo a estos valores.

Diseño base

El evento “eco-responsable” implica la actuación con pautas de desarrollo sostenible en todas las etapas de la organización del mismo. Sea vocacional o sea por ir con el devenir de los tiempos, lo realmente importante es que, para procurar un beneficio colectivo, todos los implicados en la organización de eventos adoptemos criterios de sostenibilidad a la hora de organizar y ejecutar los mismos. Os hago partícipe de una serie de cuestiones que pueden servirnos de motivación a la hora de adoptar pautas “eco-responsables”:

  • Razones de orden ecológico y moral. Una contribución al rol social que juega la organización con agente social de un entorno concreto.
  • La necesidad de dar respuesta a las crecientes obligaciones legales en la materia (ordenanzas, normativa, leyes, etc).
  • El carácter distintivo que aporta y la posibilidad de implicar a colectivos locales que trabajen en pro de causas de carácter ecológico y mediambiental.
  • El hecho de reducir la “huella ecológica” sobre el entorno en el que se desarrolla el evento en cuanto a parámetros de consumo responsable, generación de residuos y emisión de co2.
  • Una mejora de la imagen en términos de visibilidad en los medios, entre los participantes y entre los patrocinadores.
  • Incremento de la popularidad global del evento.
  • Un valor añadido para patrocinadores, mecenas y otros aliados financieros.
  • Fuente de motivación extra para el “staff” y los voluntarios del evento.
  • El carácter de adhesión y sensibilización que se propaga a participantes, distribuidotes, prestatarios de servicios auxiliares  y patrocinadores.
  • La reducción de algunos costes (Ej. impresión de documentos y envíos postales)
  • Suponer un “hito fundacional” que ayude a la implantación de una política medioambiental global en el seno de la organización.

Pautas para el establecimiento del publico objetivo de un evento

publicoobjetivo

Es fundamental saber con precisión quiénes van a ser los participantes en nuestro evento. Para ello, hay que determinar dónde dirigiremos nuestro llamamiento a la participación y establecer un perfil sociodemográfico con la mayor precisión posible a fin de determinar qué grupos de personas son asistentes potenciales al mismo.

Con el objeto de ayudaros a definir los grupos, os proponemos una serie de preguntas muy efectivas y pertinentes a la hora de realizar esta fase de segmentación:

  • ¿A quién va dirigido fundamentalmente el evento? ¿A qué otros grupos les podría interesar asistir y/o participar? Determine un porcentaje para cada una de las categorías de participantes (Ej. Feria del bebé: madres (70%), padres (20%), niños (10%).
  • ¿Cuál es el estado civil de los participantes? casados, solteros, divorciados, etc.
  • ¿Cuál es su actividad profesional? Directivos, empleados, en búsqueda activa de empleo, jubilados, etc.
  • ¿Qué edad tienen? ¿En qué tramo de edad se ubican? Adolescentes, jóvenes, edad mediana, tercera edad, etc. ¿Cuál es la edad media?
  • ¿Hay una mayoría de hombres o de mujeres? ¿En qué proporción? 50-50, 70-30, etc.
  • ¿Qué idiomas hablan? Únicamente español, únicamente inglés, español e inglés, etc.
  • ¿De dónde proceden? De Granada, de Málaga, de Madrid, de Francia, etc).
  • ¿Qué grado de conocimiento tienen de los ponentes y/o intervinientes invitados?
  • ¿Tienen intención de aprovechar el tiempo libre durante su estancia para realizar actividades de ocio?
  • ¿Qué tecnologías móviles suelen utilizar cuando acuden a eventos?
  • etc.

Una respuesta rigurosa a estas preguntas nos ayudará a:

  • Definir las diferentes categorías de participantes.
  • Comprender a qué tipo de personas nos estamos dirigiendo con nuestro evento.
  • Determinar las competencias idiomáticas y el lenguaje a utilizar en el evento.
  • Confeccionar un programa de actividades al gusto de los diferentes grupos.
  • Seleccionar los contenidos más pertinentes para todos los tipos de participantes.P
  • Precisar qué herramientas son las más adecuadas para hacerles llegar las acciones de comunicación del evento.

En resumen, contaremos con una serie de datos objetivos que nos ayudarán a comprender la realidad y las necesidades particulares de los diferentes participantes, a fin de planificar mejor las diferentes cuestiones que abarcan de forma integral al evento.

Tu contenido en las redes sociales te define profesionalmente

Os dejo una breve reflexión sobre la que está pivotando este año la asignatura de Tecnologías Aplicadas del Diplomado en Organización de Eventos, Relaciones Institucionales y Protocolo de la Escuela Internacional de Protocolo de Granada: la necesidad de cuidar qué se dice en las redes sociales sobre nosotros; y si eso que se dice se adecua a nuestro perfil profesional como especialistas en el mundo del protocolo y los eventos.

Hoy en día, es de capital importancia definir nuestro campo de actividad profesional en términos de contenido contextualizado. Una de las reglas fundamentales de las redes sociales es que nos convertimos en productores de contenidos, y por tanto, cada item (pieza de información) que enviamos al mundo a través de las redes sociales y el www va definiendo y perfilando nuestra imagen en nuestro ámbito profesional de acción y de relación. Por ello, es importante que exista una total concordancia y coherencia entre lo que vienen a ser nuestras competencias profesionales en el mundo “tangible” y lo que “se dice” de nosotros en el entorno digital a través de los distintos soportes, canales y medios de comunicación abiertos y de carácter universal.

Como profesionales del protocolo, los eventos y la comunicación debemos preguntarnos, ¿que “política personal” de generación de contenidos debemos seguir en la redes sociales? ¿En qué consiste nuestro “contenido” definitorio? ¿Qué debe mostrar?

Como mínimo, deberíamos tener en cuenta estos aspectos a la hora de generar contenidos:

– Nuestras habilidades y experiencias profesionales prácticas en el contexto de nuestro sector (Ej. Contar nuestra experiencia en el seno de un equipo al cargo de la organización de un evento o acto protocolario.)
– Nuestro conocimiento de las personas expertas, eventos, publicaciones e hitos de nivel y de impacto de nuestro campo profesional. (Ej. Comentario de una novedad editorial de un experto en protocolo internacional, narrar nuestra experiencia personal al acudir a un Congreso de Protocolo, etc).
– Que fomentemos la mejora continua en todo lo concerniente a nuestra práctica profesional (Ej. alabando buenas prácticas de terceros en la aplicación de la normativa vigente en materia de protocolo, destacando los aspectos sobresalientes de la organización de un evento, criticando construtiva y pedagógicamente errores y difuncionalidades que observemos en cuestiones como la colocación de banderas, precedencias, etc)
– Que participemos en conversaciones sobre el contenido que generamos, y sobre el contenido que producen otros profesionales del gremio (Ej. debates de actualidad, confrontación de opiniones, resolución de dudas, etc).

Sin eludir la necesidad de monitorear nuestra presencia en las redes sociales y en el www mediante el uso de herramientas que nos proporcionen métricas fiables, cada cierto tiempo, debemos hacer un inventario (una pequeña auditoría interna) sobre el contenido que estamos publicando dando honesta respuesta a cuestiones del tipo: ¿es pertinente para mis seguidores? ¿qué es lo más interesante? ¿qué es lo más anodino? ¿ha propiciado una mejora de mis contactos? ¿ha potenciado mi imagen como profesional del mundo del protocolo y los eventos? ¿qué enfoque creo que debo seguir en el futuro? ¿es pertinente mi presencia en todas las redes sociales en las que estoy? ¿sobra alguna? ¿falta alguna?

Y para finalizar esta breve reflexión, dos puntualizaciones importantes que no debemos olvidar a la hora de interactuar en redes sociales con fines profesionales:

  • Es casi imposible “llegar y besar el santo”, la creación y consolidación de nuestra imagen profesional en la redes sociales conlleva un esfuerzo, una coherencia y una regularidad continuas en el tiempo. Teniendo en cuenta que el aprendizaje, como en la mayoría de los ámbitos de la vida, es un proceso de ensayo y error, no debe desalentarnos que al principio no tengamos la repercusión y el reconocimiento buscado. Todo llegará.
  • La “pólvora ya está inventada”. Aunque la acumulación de experiencia paulatinamente nos hará más ser más innovadores, la mejor forma de hacer las cosas bien es fijarnos en cómo lo hacen los mejores, los referentes, los casos de éxito, los que marcan la pauta, e imitar, dando nuestro toque personal, las cuestiones que realmente funcionan e interesan a la audiencia. Y reitero, no consideremos ésto como una falta de originalidad o como un sucedáneo, y en la línea de lo dicho por Descartes (“Para mejorar nuestro conocimiento debemos aprender menos y contemplar más”) observémoslo única y exclusivamente desde el punto de vista de la dinámica del funcionamiento y evolución del conocimiento por asimilación.

Los recursos humanos en la organización del evento

La relación existente entre los recursos humanos demandados y los recursos humanos disponibles suele ser uno de los factores determinantes del éxito o fracaso de la organización de un evento

Tras haber determinado y caracterizado el evento proyectado, hay que constituir un equipo de trabajo que normalmente estará formado por miembros de la organización y por auxiliares y/o voluntarios puntuales.

Aunque en la configuración del equipo, el carácter versátil de los recursos humanos debe imperar, y lo ideal es que uno “valga para un roto y para un descosido”, la organización de un evento requiere perfiles específicos para el desarrollo de tareas concretas:

  • Administración y relaciones públicas/institucionales: al cargo de tareas de carácter administrativo inherentes al evento, de relaciones con los diversos actores implicados, inicio y mantenimiento de contacto con autoridades y/o patrocinadores, etc.
  • Logísticas: la parte más práctica del equipo, encargada de cuestiones de transporte, de escenografía, de detalles de índole instrumental y de dar soluciones y respuestas a preguntas técnicas.
  • Creativas: para la realización de soportes físicos y digitales de comunicación, identidad visual, logos, lemas, etc.
  • Ejecutivas/directivas: para tomar las decisiones más importantes, especialmente en lo que concierne al presupuesto y al contenido.

El carácter polifacético (versátil) de los recursos humanos disponibles, al que hemos aludido, lleva a que muchas funciones sean asumidas, o participadas, por la misma persona. En este caso de concentración de tareas, la perfecta coordinación y la comunicación con el resto de miembros del equipo se antoja igualmente capital a fin de evitar dos peligros:

  • 1) la sobresaturación de la persona que es responsable de varias tareas.
  • 2) la descoordinación de esta persona con el resto del equipo que sí realiza una función muy específica y bien delimitada.

Según la magnitud del evento, la presencia de otra figura esencial en la composición de los equipos, el/la voluntario/a, cobrará especial importancia. Nunca debemos olvidar, que el voluntario es una persona que hace algo sin ser pagado y por voluntad propia, sin ningún tipo de obligación. La correcta selección de los voluntarios se lleva a cabo siguiendo una serie de pautas:

  • Definición de los requisitos y habilidades necesarias a fin de establecer un perfil del voluntario.
  • Búsqueda de candidatos a través de carteles, correos, página web, redes sociales, etc.
  • Reunión inicial con los candidatos para cerciorarnos que sus motivaciones, compromiso y disponibilidad se adecuan a lo buscado.
  • Elección de los candidatos.
  • Formalización el compromiso mediante la firma de un documento vinculante para ambas partes.
  • Explicación de sus deberes y funciones en el conjunto del equipo de organización de un evento.

No debemos pensar en el voluntario como un recurso humano efímero; el objetivo es conservar y fidelizar al voluntario para futuras ediciones del evento, o para eventos de naturaleza similar. Para ello hay que asegurarse que se siente motivado, involucrado y contento con las tareas asignadas, es decir, que se siente una pieza importante y valorada en el conjunto del proyecto organizativo global del evento.

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