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La etica en la gestión de la comunicación de crisis

A la hora de comunicar una situación de crisis la asunción de estrictos principios éticos es algo absolutamente imprescindible; en ningún caso el fin puede justificar los medios y en este caso, más que nunca, hay que evitar cualquier atisbo de confusión, entre noticia  y opinión. En toda comunicación crítica se evitará:

  • Crear situaciones de pánico de forma arbitraria y estéril.
  • Herir los sentimientos de los individuos o colectivos concernidos.
  • Enemistarse con patrocinadores y/o aliados estratégicos.

La prudencia es esencial para no crear una falsa impresión de inseguridad que es susceptible de crear una situación de pánico inútil y perniciosa. En este sentido, hay que:

  • Evitar la falta de información que puede ser percibida como un capcioso intento de ocultar la magnitud real de la crisis.
  • Presentar las cifras relativas al evento crítico como el máximo rigor y cautela posibles.
  • Actuar con cautela con respecto a personas, grupos o empresas sospechosas de estar detrás de la crisis. Mientras exista un atisbo de duda, debe prevalecer la presunción de inocencia. En ningún caso se deben encabezar “cazas de brujas”, ni búsquedas de “chivos expiatorios”. Cuando hablemos de “error humano” debemos contar con pruebas irrefutables de ello.
  • Huir de la ambigüedad a la hora de transmitir el mensaje. Una buena práctica al respecto consiste en adaptar el mensaje y el lenguaje utilizado al tipo de destinatario final del comunicado. (prensa, clientes, accionistas, sociedad en general, etc).

Es importante tener siempre en cuenta la dimensión humana de la crisis, el respeto a los individuos o colectivos afectados no puede transgredirse en ningún caso y bajo ninguna circunstancia. En este sentido, algunos aspectos que debemos contemplar con la máxima pulcritud son:

  • No exponer la intimidad de las víctimas.
  • Priorizar la protección y el apoyo moral, humano y material de las familias afectadas.
  • No revelar información que pueda afectar perniciosamente a las personas concernidas o a sus familias.
  • Huir de cualquier manifestación que pueda menoscabar las creencias religiosas o filosóficas, lingüísticos, culturales o étnicas de personas o grupos de personas que por cualquier razón puedan estar concernidas por la situación crítica

La honestidad profesional a la hora de efectuar comunicación de crisis, se debe mostrar consideración y respeto a los socios, a los superiores, a los trabajadoras y a los receptores de servicios y/o productos en general. Fundamental al respecto es:

  • No gestionar nunca la culpabilidad como “un intercambio de bolas en un partido de tenis” apuntando hacía una instancia y/o persona o grupo de personas con tal de eludir la responsabilidad corporativa.
  • Mantener informado de forma directa actualizada y leal a todos los actores implicados en la crisis mediante canales oficiales y transparentes que vehiculen los mensajes de una forma unívoca y coherente.

El Plan de Comunicación de un evento en doce pasos

Con independencia de su amplitud y extensión, un plan de comunicación de un evento es el resultado de un trabajo de análisis y reflexión antes de llevar a cabo acciones destinadas a hacer llegar nuestro mensaje al público. Es el documento base y fundamento de todas las acciones y medios utilizados para alcanzar objetivos y lograr la satisfacción del cliente; en la mayoría de los casos su aplicación suele ser sinónimo de éxito

¿Qué información nos aporta el plan de comunicación?

– Análisis de la situación
– Estructura la filosofía de una organización.
– Identifica las necesidades con claridad.
– Fija los objetivos y los públicos.
– Determina estrategias
– Dota de medios y acciones a emprender.

¿Qué funciones cumple el plan de comunicación?

– Establece un cronograma planificado.
– Permite una evaluación integral (recursos humanos y financieros)
– Establece un cronograma planificado.
– Permite una evaluación integral (recursos humanos y financieros)

Os proponemos un modelo de plan de comunicación, caracterizado por su simplicidad (aunque no por ello incompleto) que os puede ayudar a planificar las acciones comunicativas en el proceso de la organización y gestión integral de un evento.

0. El evento/acto/proyecto en sí, objeto o motivador del plan de comunicación.

1. Análisis de la situación.

La trayectoria e hitos de la organización (su “retrato”): historia, misión, filosofía, valores, estructura, programación, clientela, competencia, fortalezas, debilidades, etc.
Ver qué se ha hecho previamente en gestión de la comunicación, publicidad, marketing en el pasado. El objetivo de esta fase es obtener una IDEA DEFINITORIA DEL MOMENTO ACTUAL.

2. Problemáticas/dificultades

Localizar los elementos que dificultan o ralentizan el desarrollo de la organización y/o proyecto: nivel administrativo, presupuestario, de gestión, de recursos, de logística (disponibilidad de un emplazamiento para un evento, colisión de agenda, etc)

3. Objetivos generales

Expresan las expectativas de la organización, lo que busca (Ej. Aumentar el sentido de pertenencia de los miembros y la visibilidad de la organización en los medios de comunicación, entre el gran público y en centros de negocio).

4. Objetivos específicos

Nacen del desarrollo de los objetivos generales y buscan un resultado tangible y medible en el tiempo. Suelen hacer referencia al “target” y su definición debe ser precisa y realista, pues facilitarán la planificación eficaz de la campaña y el estudio de sus resultados.

Ejemplos:
– Conseguir entre cinco y diez impactos en los medios antes, durante o después del evento.
– Conseguir un número determinado de RT, de “Me Gusta”, de suscriptores en Youtube.
– Generar dos acciones de Publicity en medios audiovisuales, etc.

5. Públicos (target)

– En sentido amplio son todas las personas “concernidas” (“tocadas”) por el evento u organización en mayor o menos medida. De forma segmentada, va referido al usuario de los servicios, al consumidor de los productos, al asistente al espectáculo, etc.
Se puede “trabajar” en dos sentidos con el TARGET a partir de los mensajes que les hagamos llegar:
– 1) buscando su ampliación con nuevas adhesiones
– 2) fidelizando más el ya existente.

6. Eje de comunicación

– Es el eslogan, lema, temática, frase clave, etc… de carácter significativo que TRANSMITE la orientación, la visión, la filosofía, etc, de la organización. Determina el ángulo o el hilo conductor desde el que se construirán los mensajes

7. Estrategias de intervención

-Hacen referencia al “cómo”. ¿De qué forma se conseguirán los objetivos? ¿Cuáles son las herramientas idóneas? ¿Qué acciones se proponen para hacer llegar el mensaje y que sea entendido?

8. Plan de acción y medios a utilizar

-Son los vehículos que nos van a permitir alcanzar los objetivos fijados y llegar al target. Tipos:
– Convencionales (Radio, TV, prensa, Internet, …)
– No convencionales (Boca a oreja, boletines electrónicos, anuncios, jornadas de puertas abiertas, patrocinio, mecenazgo, etc)

9. Calendario

Bien planificado, realista y muy meditado, cubre el pre-evento, el evento y el post-evento

10. Presupuesto

A priori, la parte más compleja de determinar (en próximas fechas haremos un “post en extenso” sobre la gestión económica de un evento). En todo caso, en el contexto actual, el planteamiento que debemos seguir tiene que girar en torno a si se puede articular la comunicación de un con costes muy reducidos sin que ello merme mi la calidad, ni la capacidad de divulgación del mensaje que quiere transmitir el evento.

11. Evaluación

Se trata de un proceso continuo en el tiempo que se lleva a cabo a través de todas las fases de la vida de un evento. Permite la creación de un “perfil tipo de eventos” que sirve para identificar y definir las características básicas, los “item clave” y las estadísticas importantes de un evento. También supone una fuente de valiosa retroalimentación que debe proporcionarse a los distintos grupos de interés del evento, desempeñando así, un papel importante en el proceso de gestión de los eventos, gracias a su carácter de potente herramienta informativa que facilita el proceso de análisis.

Relación de intercambio en el patrocinio de eventos

El patrocinio es el objeto de deseo de todo tipo de evento que se precie; es proporcionado o concedido por las empresas, los medios de comunicación e instituciones a partir de una evaluación exhaustiva de los beneficios que se pueden derivar del mismo.

Por esta razón, los organizadores de eventos deben conocer en profundidad cuáles son los beneficios potenciales que un patrocinio traerá a su evento y a sus patrocinadores para que puedan personalizar sus estrategias y rentabilizar su inversión.

Patrocinio

La piezas que conforman nuestra imagen personal

Según el autor francés Christian Godefroy, la imagen personal es como un rompecabezas cuyas piezas forman la visión de conjunto de un individuo. Se trataría de un puzzle que tiene tres piezas principales piezas fundamentales, sobre las que pivotan el resto, y que pueden anidarse entre sí:

Pieza 1: La imagen corporal: Va referida a nuestro cuerpo, a nuestras peculiaridades y apariencia física. En última instancia, es el único elemento tangible, concreto, visible que sirve de elemento de juicio, y por suerte o por desgracia, es el que tiene la mayor influencia en nuestra representación personal.

Pieza 2: La educación recibida. Somos en una gran parte el producto y el resultado de la educación que nos han proporcionado. Los niños que han sido cohibidos, en casa o en el colegio, para dar rienda suelta a su aspecto creativo y emprendedor suelen ser adultos con tendencia a subestimar sus logros personales, que están regidos por un sentimiento de limitación a la hora de abordar desafíos de crecimiento personal y profesional.

Pieza 3: Nuestras relaciones e interacciones personales (Físicas y virtuales). Dedicamos  mucho tiempo a compararnos con los demás, especialmente durante los primeros treinta años de nuestras vidas.  En consecuencia, un buen consejo si quieres atraer el éxito, la estabilidad emocional y la amistad, consiste en apartarte de las personas deprimidas, derrotistas, pesimistas  y victimistas. Busca la amistad de gente alegre, vital, asertiva, optimista e independiente.

 

Si quiere profundizar más en la materia y recibir formación al respecto de manos de profesionales altamente cualificados, le recomendamos que asista al Curso de Asesoría de Imagen Personal y Comunicación que se imparte en la sede de la EIPG . Esta actividad formativa está dirigida a:

– A personas que quieran crear su propia empresa de imagen.

– A profesionales relacionados con la comunicación, bellas artes, diseño gráfico que quieran especializarse en imagen.

– A asesores profesionales.

– A todos aquellos que busquen una salida profesional trabajando para departamentos en empresas de publicidad, medios de comunicación, gabinetes políticos, productoras, selección de personal y recursos humanos.

– A estilistas, peluqueros/as, maquilladores/as, directores/as de boutiques, clínicas de cirugía y centros de estética que quieran impulsar su negocio en el actual mercado de crisis y competitividad obteniendo un nuevo posicionamiento.

 

Diez formas de posicionar un evento con efectividad

En este breve post vamos a ver los aspectos fundamentales para posicionar un evento en la mentalidad y parámetros de consumo del mercado. El posicionamiento representa la forma en la que el evento es caracterizado o definido por los consumidores, en palabras de Kotler y Armstrong: “el lugar que el producto ocupa en la mente de los consumidores en relación con otros productos de la competencia”.

Según estos autores, el posicionamiento de eventos se puede lograr al menos de diez formas diferentes, como os mostramos a continuación de forma sintetizada:

  1. A partir del bagaje existente en materia de reputación o imagen del evento (Ej. Juegos Olímpicos, Festival Internacional de Cine de San Sebastián, etc.).
  2. El carisma y capacidad de liderazgo del promotor o director del evento que es un elemento generador de “publicity” positiva para mejorar la percepción del mismo por parte de los consumidores (Ej. El papel destacado de Antonio Banderas en el evento “Música contra el cáncer” celebrado en Torremolinos).
  3. El esfuerzo continuo por mejorar e innovar en la programación del evento (Ej. Grandes festivales de música).
  4. Hacer una apuesta decidida por la relevancia y celebridad de los ponentes y/o artistas del evento (Ej. Grupos musicales de primer nivel internacional como U2 o Muse; conferenciantes de relevancia mundial como el Dalai Lama o Stephen Hawking, etc).
  5. Poner el énfasis en lo emblemático que pueda resultar el emplazamiento en relación al objeto del evento  (Ej. El Palacio Carlos V de Granada para acoger un encuentro internacional sobre multiculturalidad).
  6. Adecuar el recinto escogido al público objetivo o target del mismo (Ej. La Sala Heineken de Madrid para un concierto de un grupo puntero de rock alternativo).
  7. Ganar notoriedad mediante ofertas y/o promociones (Ej. ofrecer una obra de teatro o concierto gratuito en emplazamientos “callejeros” como aperitivo para el programa de abono de un ciclo o festival).
  8. Programar una serie de eventos como vehículo conductor de una causa o conmemoración de carácter monográfico (Ej. IV Centenario de la muerte de Cervantes en 2016).
  9. El carácter exclusivo, de distinción o VIP que pueda tener un eventos(Ej, eventos “Premium Experience”  que llevan a cabo algunas marcas para presentar sus productos).
  10. La representación de una multiplicidad de atributos que se articulan y se reúnen en torno a un evento global (Ejs. Ferias y Salones Internacionales de carácter sectorial).

La definición de los objetivos de un evento con el esquema SMART

Es obligación del organizador de un evento ser capaz de definir y comunicar de forma efectiva los objetivos del mismo. Éstos deben servir para revelar la visión y misión y deben expresarse de forma clara y unívoca. Para ello, una buena opción es materializarlos siguiendo el principio SMART: Specific (Específico), Measurable (Medible), Achievable (Realizable), Relevant (Relevante) y Time-Based (Temporalizado), que propone Scotland Events Management.

  • Specific (Específico): Sea específico sobre qué es lo que quiere lograr. Por ejemplo, atraer turistas al evento, siendo concretos sobre su lugar de origen y estableciendo una cifra aproximada sobre cuántos podrían asistir, etc.
  • Measurable (Medible): Es el sistema, método o procedimiento que va a permitir controlar, cuantificar y monitorizar el grado de consecución de un  objetivo. Por ejemplo, un sistema de monitoreo que registre el número de turistas que llegaron al evento y determine su procedencia mediante encuestas o entrevistas,  mediante el control de los puntos de venta, reservas hoteleras, etc.
  • Achievable (Realizable): Los objetivos propuestos deben ser realistas y alcanzables, no se debe ser excesivamente ambicioso o dejarlo en manos del azar. Si el target no se ajusta a un marco real el evento está abocado al fracaso. Por ejemplo, no se marque como objetivo atraer mil turistas de Sudamérica, si no cuenta con el suficiente tiempo para promocionar convenientemente el evento; en este supuesto, por ejemplo, sea realista y confórmese con obtener 500 asistentes aunque sean de zonas geográficamente próximas.
  • Relevant (Relevante): ¿Hay concordancia entre lo buscado de forma general por el evento y las características particulares de un objetivo concreto? Por ejemplo, si el conductor principal del evento es fomentar la actividad de su comunidad local, ¿atraer turistas extranjeros es una prioridad?
  • Time-Based (Temporalizado): Es fundamental que haya una fecha de comienzo y de terminación establecida para cada una de los objetivos.

A título orientativo, para Scotland Events Management, los objetivos de un evento se podrían inscribir en las siguientes categorías:

  • Eventos de marketing y emprendimiento: Beneficio económico
  • Eventos de calidad e imagen:  Desarrollo turístico
  • Eventos sostenibles: Beneficio social
  • Desarrollo sectorial: Desarrollo Educativo/tecnológico/científico
  • Audiencia/satisfacción de los participantes: Desarrollo Local/Comunitario

Graduación del Centro de Formación Reina Isabel

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El pasado miércoles día 14 de junio NOVUM asistió a la clausura del año académico 2016/2017 del Centro de Formación Reina Isabel. Este acto además de la clausura del curso suponía la graduación de la primera promoción de los alumnos de los diferentes ciclos que se imparten en este centro.

Desde NOVUM nos encargamos de diferentes aspectos de la organización del evento, como: base de datos con los asistentes confirmados, protocolización de la sala, protocolización de la presidencia, montaje de la sala… Acciones que se llevaron a cabo en las previas al día del acto. Igualmente previo  al acto se comprobó la compatibilidad de los recursos técnicos que se iban a utilizar. El mismo día del acto se realizó el montaje de la sala y se asistió en la misma durante el acto de clausura.

Tanto alumnos como profesores del Centro de Formación Reina Isabel fueron convocados con anterioridad a la hora de apertura de puertas a los asistentes al evento. Pues el equipo de NOVUM vio oportuno explicarles cómo proceder en el momento de la imposición de becas, para que todo saliera a la perfección.

El equipo de NOVUM se encargó de recibir en puerta e indicar a los alumnos cuales eran sus sitios, lo cual era muy importante ya que esto indicaría el orden en el que se accedería al escenario para la imposición de becas. Una vez finalizada la explicación sobre cómo proceder en la imposición de becas, se abrió las puertas al resto de asistentes que traían individualmente sus entradas para poder acceder. El acto se realizó en la sala Manuel de Falla del Palacio de Congresos, la cual tiene un aforo de unas 500 personas. Entre claustro de profesores, alumnos y familiares el aforo estaba al completo.

El acto comenzó sobre las 18:30h, hora estipulada según el programa, dirigido por un presentador que a su vez formaba parte del equipo de profesorado del centro. Este fue dando la palabra a tutores de ciclo, alumnos en representación del curso, video de los alumnos y posteriormente a la imposición de becas, que se realizaba por dos tutores de cada uno de los siete ciclos que concluían sus estudios.

Al finalizar, el acto sobre las 21:00h, alumnos y profesores se hicieron la tradicional foto de familia en el escenario.

 

Graduacion Reina Isabel

Granada Digital publicaba el siguiente video sobre el acto de clausura:

https://www.facebook.com/search/top/?q=novum%20consulting

El “triángulo” de los eventos

La creación de un evento es algo que requiere una preparación, rara vez tiene un origen 100% espontáneo. Como bien sabemos, el objetivo fundamental de un evento es transmitir un mensaje de forma exitosa.

Este mensaje es la génesis de un proyecto de evento; pues no se puede organizar un evento sin objeto ni objetivo de comunicación. Otro motivo para la sistematización de un evento, es que todo evento conlleva un coste que ha de ser rentabilizado en la medida de lo posible.

Un buen punto de partida para ello es ubicar a los actores y a la logística del evento en un esquema triangular (Babkine y Rosier). Los tres puntos del triángulo constituyen los elementos que crean la magia de un evento, que lo materializan, lo dotan de equilibrio y lo conducen hacia el éxito:

 

  • El lugar, el emplazamiento en el que se lleva a cabo en elemento (físico o virtual).
  • Los actores (emisores) que pueden ser artistas, personajes públicos, conferenciantes, expertos profesionales, etc.
  • La audiencia. El público objetivo potencial y real (presencial o virtual) del evento.

El organizador es la instancia que le da cohesión al proyecto, su eje central, el catalizador que reúne y combina al resto de los elementos con el objetivo de lograr un evento memorable.

 

La concreción y realización de un evento conlleva un tiempo (meses, años) en función de su envergadura e  importancia. Hay que ser sistemáticos y respetar todas y cada una de las etapas primordiales en la creación de un evento, a fin de evitar en la medida de lo posible errores y disfuncionalidades que puedan afectar al éxito del mismo.

Pautas básicas para publicitar un evento

Una publicidad efectiva es aquella que vende un producto o un servicio en base al cumplimiento de todas las promesas y expectativas hechas al respecto por parte del anunciante. Esta máxima también se puede aplicar a la hora de publicitar nuestros eventos en los diferentes medios y soportes de comunicación existentes.

Happy happybirthdayto you!

¿Qué es lo que hace que una publicidad sea efectiva? ¿Cómo podemos publicitar nuestros eventos de forma eficaz?

  • Intención creativa: Transmite el mensaje publicitario de tu evento una manera novedosa y fresca.
  • Impactante: Provoca que la audiencia se pare, y repare, en el titular, en el slogan, en el copy, en los elementos gráficos, etc.
  • Memorable: Asegúrate de que la audiencia va a recordar tu evento cuando piense en el sector profesional en el que desempeñas tu negocio.
  • Claro: Lo atractivo no está reñido con la concisión, la sencillez y la facilidad de comprensión.
  • Informativo: Aporta conocimiento a la audiencia sobre los objetivos de tu evento y llénala de razones para que quieran participar en él.
  • Distintivo: Qué sea única y fácilmente reconocible como tuyo (refuerzo de la identidad corporativa).

Cuando comiences a publicitar tu evento, mantén siempre en mente estas tres cuestiones:
sugerencias en mente:

  • No hagas promesas que no pueda cumplir. Aunque “prometiendo la luna”, APRIORI,  tu anuncio pudiera atrapar a más personas interesadas en asistir al evento, a medio plazo puede ser pernicioso si no cumples lo prometido, corriendo el riesgo de dañar gravemente tu imagen profesional.
  • Identifica los puntos fuertes de tu evento y desarrolla tu publicidad en torno a estas características y valores sobresalientes. Piensa en qué cuestiones lo distinguen, y lo hacen único, respecto a otros eventos similares.
  • Trata de crear un mensaje publicitario memorable para tu evento. ¿Qué quieres que la audiencia piense de ti al evocarlo?

Si tu mensaje es creativo, claro y concisa, sumado a un evento atractivo que realmente puede beneficiar a las personas que asistan mediante el cumplimiento de sus expectativas…  entonces estás en el camino hacia la producción de una publicidad efectiva.

Los actores de la gobernanza corporativa, Alta Dirección

La gobernanza corporativa, entendida como la eficacia, calidad y buena orientación ejecutiva, se ejerce a través de dos vías distintas pero complementarias, el Consejo de Administración y la Alta Dirección. El respeto mutuo y el diálogo fluido es la base que asegura la calidad del trabajo y la gestión de estos actores. El acceso compartido y leal a la información y recursos de la organización es otro de los requisitos para un buen desempeño.

Efectivamente, a fin de ejercer sus responsabilidades, el Consejo de Administración se basa fundamentalmente en la información que le transmite la dirección. Estos flujos informativos sistemáticos y rigurosos le permiten evaluar, establecer recomendaciones y tomar decisiones sobre diversas cuestiones de naturaleza estratégica.

El Consejo de Administración debe regirse por criterios objetivos, y ejercer su función con prudencia y diligencia. Por su parte, la Alta Dirección juega un papel esencial en los procesos de gobernanza, ya que siempre debe dar respuesta de forma transparente, leal y abierta a todas las cuestiones que le traslade el Consejo de Administración.

La práctica de una buena gobernanza corporativa es muy exigente, y es esencial para el éxito global de las organizaciones. Por lo tanto todos los actores implicados en las mismas, desde arriba hasta abajo, deberían realizar los esfuerzos necesarios para asegurar su correcta implantación y su desarrollo efectivo.

 

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