¿Cómo realizar una Lista de Invitados?

A la hora de organizar un evento una de los factores principales es la creación de la lista de invitados, ya que según lo que establezcamos en esta nuestro evento tendrá que tomar un rumbo determinado.

Para realizar correctamente la lista de invitados hay que tener en cuenta los siguientes parámetros:

  • Tipo de evento. No invitaremos a las mismas personas a un acto de inauguración de un edificio público, que a una inauguración de una tienda de ropa.
  • Finalidad con la que se realiza. ¿Qué queremos conseguir con la asistencia de ciertas personas a dicho evento?
  • Target. Según el tipo de evento será más oportuno y beneficioso invitar a unas personas u otras.
  • Repercusión que se quiere tener. Para ello habrá que tener en cuenta la invitación a medios de comunicación e “invitados gancho”. Hay numerosos eventos que tienen la figura del padrino de ceremonias.
  • Según el espacio del que dispongamos la lista de invitados se podrá dilatar o ver reducida.
  • Relaciones de confianza. En algunas organizaciones se tiene una cierta relación con determinadas empresas o personas a las que hay que tener en cuenta en todos los actos.

En la próxima publicación os daremos consejos sobre la creación de las invitaciones.

Desde NOVUM te asesoramos sobre cómo llevarlo a cabo, no dudes en consultanos y nos ponemos a trabajar sobre tu idea. 

Consejos para organizar un evento de empresa

Comenzamos el año cargado de nuevos eventos e ideas para que tu empresa destaque dentro de su sector mediante la organización de todo tipo de eventos, por ello queremos aconsejarte y guiarte para que sean todo un éxito.

Un evento de empresa  enmarca  un amplio abanico de posibilidades, desde cenas, conferencias, congresos, meetings, convenciones, jornadas de puertas abiertas, presentaciones de productos, inauguraciones, aniversarios, viajes de incentivo, entregas de premios, fiestas promocionales, ruedas de prensa etc.

Si tienes pensado organizar un evento de estas características, te sugerimos que tomes nota de los consejos que te ofreceos a continuación:

  • Definir el tipo de evento y los objetivos a logar con su celebración
  • Estudiar los distintos espacios donde poder llevarlo a cabo
  • Detallar cuáles son las necesidades técnicas para organizarlo
  • Diseñar una lista de invitados
  • Planning de todas las actividades a realizar previas al evento, durante el desarrollo del mismo y una vez finalizado ( Invitaciones, programa, comunicación y promoción en medios de comunicación y redes sociales, escenografía etc)

Desde NOVUM te asesoramos sobre cómo llevarlo a cabo, no dudes en consultanos y nos ponemos a trabajar sobre tu idea. 


La presencia en redes, como fuente de comunicación

Cuando una organización decide tener presencia en las redes sociales se compromete a mantener un contacto permanente con los usuarios, fans y seguidores de sus perfiles y a contestar a sus demandas de información e inquietudes expresadas a través de mensajes directos o comentarios.

No debemos olvidar que lo realmente interesante de los  medios sociales es que nos permiten mantener un diálogo permanente con nuestros usuarios y conocer así de forma directa sus necesidades, sus inquietudes, sus principales dudas, lo que más les gusta o desagrada de nosotros, y en definitiva, nos ofrecen una muestra directa de la imagen que tienen sobre nuestra entidad.  Ayudar a resolver una duda o responder a la inquietud de un usuario, además de constituir una obligación inherente a la vocación de servicio de la organización, puede reportar grandes beneficios para la institución a efectos de imagen.

Se deben permitir las críticas respetuosas, y lo más importante, tomar nota de ellas para mejorar la calidad de la prestación de nuestros servicios, mostrando en todo momento al usuario nuestra receptividad para atender a sus sugerencias.

Cuando las críticas seas injustas, construidas con datos falsos o interesados,  deberán rebatirse también de forma didáctica y constructiva, demostrando la equivocación, inexactitud  o la falacia de las mismas, y aprovechando la ocasión para mostrarle a nuestros usuarios que efectuamos una gestión adecuada de nuestra entidad en dichos asuntos.

Sín embargo, sí se debe ser taxativo con las imposturas gratuitas, y eliminar aquellos comentarios que contengan insultos y faltas de respeto, y que no respondan a las normas elementales de educación y civismo.

Para llevar esta labor de forma efectiva, es fundamental que contemos con uno o más administradores que revisen diariamente los comentarios de la página y entablen conversaciones asertivas y empáticas con los seguidores de la misma.

Las características fundamentales de un buen equipo de organización de eventos

Es muy complicado que una sola persona pueda gestionar íntegramente la organización de un evento. Cuando montemos un “equipo matriz de trabajo”, aunque impere el carácter versátil de los recursos humanos, la organización de un evento requiere perfiles específicos para el desarrollo de tareas concretas. Algunos roles que no deberían faltar en el seno del equipo de trabajo son:

  • La/él creativa/o: Debe ser una persona proactiva, empática y con carácter dinámico, conocedora a la perfección de los públicos del evento y capacitada para concebir un concepto original para el mismo.
  • Él/la organizador/a experimentado/a: Alguien con una dilatada trayectoria en la gestión integral de eventos, gran sentido práctico y que conoce al “dedillo” todas las etapas del mismo.
  • El/la coordinador/a: Figura transversal a todos los miembros del equipo; posee una visión de conjunto; administra los recursos financieros y humanos; gestiona los patrocinios; controla la logística y sabe en cada momento quién hace qué, cuándo y dónde en relación al proyecto de evento.
  • El/la creador/a de contenidos: En el seno del evento, es quien redacta los programas, folletos, dossieres y demás materiales; diseña las acciones de comunicación, publicidad y marketing, y se encarga de la gestión del sitio web, las redes sociales del evento, etc.

Muchas veces una misma persona asume varias funciones. Este “equipo ejecutivo” no debe ser muy grande con el objeto de que sea realmente operativo. Lo ideal no más de 4 personas; en eventos pequeños con dos personas es más que suficiente.

Desde el primer momentos, debe quedar clara cuál es la división de tareas entre los distintos miembros del equipo. Se antojan indispensables, las reuniones breves y frecuentes de todos los miembros del equipo para mantener al corriente a todos del estado general del proyecto. Cuanto más se acerque el día “D” del evento estas conversaciones han de ser más fluidas y concretas al objeto de no dejar ningún “fleco suelto” en la organización.

En caso de enfermedad o indisposición de uno de los miembros del equipo, es un “seguro de vida” que la información de todo lo relativo al evento sea compartida, fluida y transparente entre todos los miembros del equipo; que al conocer el “estado de la cuestión” podrán suplir con relativa facilidad una eventual baja en el equipo.

En grandes eventos complejos es corriente subcontratar una parte de la organización de su evento; la externalización suele ser cara y para que sea realmente efectiva, el coordinador del evento debe asegurarse que los flujos de intercambio de información entre el “ente externo subcontratado” y el equipo matriz de organización sean igualmente fluidos, pertinentes y muy frecuentes.

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El tipo de evento en consonancia con su “hilo conductor”

Existe una amplísima baraja de tipos de eventos. Hay que poner el énfasis en escoger el más idóneo, el que responda mejor a las necesidades detectadas y planteadas. Un buen ejercicio para conseguirlo consiste en describir en un único párrafo qué es lo que queremos integrándolo con todos los elementos que describimos en el post anterior ( El “momento cero” antes de organizar un evento).

Ejemplo, si con un evento pretendemos que una empresa/institución/organización muestre su cara más informal, incluyendo a colaboradores y familiares; lo más idóneo podría ser concebir una fiesta dirigida al personal, a sus familiares y al resto de colaboradores de la empresa/institución/organización; poniendo el acento en aspectos como la “acción social”, la acogida, la diversidad, etc.

A partir de este “párrafo marco” se puede poner en marcha un proceso de brainstorming con las personas directamente implicadas en el evento. Se trata de confrontar la idoneidad de cada idea formulada con el “párrafo marco” que contiene el objetivo y el target.

También hay que tener en cuenta el bagaje previo que se posea en los eventos organizados en el pasado, siempre y cuando no nos aboquen a la repetición, combinándolo con un espíritu creativo e innovador (originalidad en el emplazamiento, en el tema, en los medios tecnológicos, etc.). Algunos ejemplos de eventos que llegado el caso, en función de nuestro “párrafo marco”, podríamos llegar a considerar son:

• Fiesta del personal y colaboradores
• Jornada de puertas abiertas.
• Evento para medios (conferencia de prensa).
• Feria/mercado.
• Inauguración, primera piedra.
• Recepción.
• Desayuno/comida/cena y otros eventos con presencia de la gastronomía.
• Jornada deportiva.
• Exposición.
• Concierto.
• Evento de moda.
• Conmemoración.
• Seminario/jornadas/simposio/congreso/conferencia.
• …

Con el objeto de contextualizar el evento y facilitar facilitar las acciones de comunicación,
se antoja fundamental definir un “hilo conductor” para el mismo, que puede ser una imagen, logotipo, eslogan o incluso un verso o un aforismo. La conexión entre el hilo conductor y el objetivo del evento debe ser nítida y obvia. Metafóricamente, esta seña de identidad podría ser asimilada con un perchero en el que se cuelga el evento.

El hilo “conductor”se utiliza emplea fundamentalmente en todas las acciones y soportes de comunicación del evento: la invitación, programa, presencia web, redes sociales, etc. Lo ideal es definir el “hilo conductor” antes de fijar la fecha y el lugar del evento; con el objeto de establecer una ligazón intedependiente entre estas tres variables. La “seña de identidad” del evento también debe ser explotada el día del mismo evento: referencias en discursos, decoración, photocall, etc.

Ejemplo: “Disrupción Global”, lema de Evento Blog 2013

El “momento cero” antes de organizar un evento

Todo evento requiere unos preliminares. En efecto, se trata de determinar qué tipo de evento se desea llevar a cabo, saber quién corre a cargo de la organización del mismo, escoger una fecha y un lugar, establecer un programa, un cronograma, preparar las acciones de comunicación, ver de qué recursos se disponen, etc…  pues una preparación eficiente es sinónimo de éxito.

En el origen de numerosos eventos se encuentra un impulso nacido de una decisión personal o corporativa, de un mandato, de un “tendríamos que haber organizado algo en relación a … , hace ya mucho tiempo”. Antes de ponerse con los preparativos propiamente dichos, el gestor de eventos debería plantearse y darse respuesta, como mínimo, a las siguientes cuestiones: ¿Por qué es necesario organizar un evento? ¿Con qué propósito? ¿Qué resultado se desea lograr?

La respuesta a estas tres cuestiones concatenadas será determinante para el tipo de evento que finalmente se organizará, para el “ambiente” que se desea crear y para el “corpus fundamental” del contenido del programa. De una forma más concreta, más allá de la rentabilidad en el sentido amplio del término ¿cuál puede ser la finalidad de organizar un evento?

  • Difusión del conocimiento en un área científico y/o profesional concreta
  • Intercambio de información, experiencias
  • Promover acciones formativas
  • Mejorar la imagen y/o la reputación corporativa
  • Fomentar el trabajo en equipo y desarrollo de redes
  • Motivar e incentivar a un colectivo profesional.
  • Generar oportunidades de negocio y de empleo.
  • etc…etc…

Una vez definido el objetivo, también es importante establecer la atmósfera que desea crear. Las estrategias, normas y valores de la organización deben estar presentes para conseguirlo. Ejemplos:

  • Un evento de networking apostará por la interactividad.
  • Un evento de que promociones la calidad de los productos o servicios de una marca, deberá tener una organización impoluta, con unos estándares de calidad acordes a lo que se quiere transmitir.
  • Un evento que promueva la inclusión y la atención a la diversidad debe ser modélico a la hora de cuidar estos dos aspectos.

La otra piedra angular de un evento exitoso es realizar un análisis exhaustivo del público objetivo. Algunas preguntas imprescindibles para definir el target son:

  •  ¿quiénes son?
  •  ¿cuáles son sus intereses?
  • ¿cuáles son sus expectativas?
  • ¿qué esperamos de ellos desde el lado de los organizadores
  • ¿cuáles podrían ser sus mayores reticencias y/o preocupaciones en relación al evento.

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Networking, un evento en el que conocer y darse a conocer.

El networking es una forma de evento que usualmente une a empresarios de diferentes sectores. Buscando establecer conexiones entre los asistentes, estos pueden ser empresarios o no, ya que no tiene una cierta exclusividad, si no que a este tipo de eventos se puede asistir por diferentes motivos:

  • Empresarios en busca de lazos con otros empresarios, con los que se pueda establecer conexiones de interés. Interesados en dar a conocer el trabajo que ofrece su empresa.
  • Desempleados que quieren conocer a empresarios que les puedan dar una oportunidad laboral.
  • Emprendedores que buscan una oportunidad de ser escuchados para poder formar la idea de negocio que tienen en mente.

En el caso de los empresarios es además una oportunidad para conocer la percepción que personas externas a la empresa tienen sobre esta. Las críticas ayudan a mejorar.

Un networking puede estar planteado de maneras muy diversas, si somos nosotros mismos los que queremos organizar un networking deberíamos buscar una manera en la que los asistentes puedan relacionarse de una forma dinámica, creando así un aliciente para que los interesados quieran asistir.

En todo tipo de eventos y en este en especial uno de los factores más importantes es sorprender a los asistentes que buscan salir un rato de la rutia diaria y relacionarse con más profesionales de diferentes sectores.

Networking: es un anglicismo que significa redes. Lo cual quiere decir que ayuda a los asistentes a crear una red de contactos entre ellos, así como de darse a conocer gracias a su asistencia.

Pautas para sacar provecho de un networking:

  • Saber con qué finalidad asistes a este encuentro.
  • Localizar el concepto que quieres transmitir de tu trabajo/empresa.
  • Identificarse, que se localice que empresa representamos.
  • Facilitar nuestro contacto, tarjetas de visita.
  • Practicar la oratoria, no tener miedo a hablar en público.
  • Transmitir nuestra pasión por nuestro trabajo.

 

El videomapping: nueva cartografía para hacer un evento exterior memorable

El vídeo mapping (mapping 3D o proyección arquitectónica) es una tecnología de proyección de imágenes y juegos animados en 3D sobre los elementos en volúmenes reales de los edificios.

El “mapeo” permite proyectar imágenes de gran tamaño en las fachadas de los edificios, posibilitando la recreación de ambientes a 360 ° a través de las ilusiones ópticas.

Se crean mediante paquetes software específicos como Millumin o Mapper Mad, complementados con otros de edición de vídeo como After Effects, Premiere Pro o Final Cut Pro, que posibilitan la proyección de una imagen más cercana a los detalles de la superficie de la pantalla; generando así la ilusión de movimiento en esta área.

La calidad de la ilusión se logra mediante un juego complejo en 3D combinado con múltiples proyectores que pueden transmitir la imagen 360 °. Las ilusiones ópticas están basadas en técnicas de enmascaramiento aplicadas a ciertas áreas de la superficie de la pantalla y en la mejora de la luminosidad de otras áreas a través de muy potentes haces de luz.

Dar memorabilidad a los eventos mediante el vídeo mapping

Este tipo de proyección se ha convertido en un clásico en los eventos exteriores en los que prima lo audiovisual. Recrean un universo complejo y dotan vida al edificio en el que se proyecta el mismo.

Aplicado a los eventos, el punto fuerte  de esta nueva cartografía digital y virtual es crear un universo completo, visual y musical, para revivir un lugar y colocar al espectador en el corazón de la acción.

 

Las relaciones públicas clave para transición del gabinete de prensa a la agencia de medios 2.0

Hoy os proponemos un breve comentario al siguiente estudio de investigación sobre el papel de las relaciones públicas en el contexto de la nueva matriz global de medios:

Mediatization of companies as a factor of their communication power and the new role of public relations
Igor Savič
http://dx.doi.org/10.1016/j.pubrev.2016.03.017

El concepto de las relaciones con los medios de comunicación como parte importante de las relaciones públicas está en proceso de cambio. Está en proceso de incluir nuevos procesos, habilidades y competencias organizacionales vinculadas a la producción y distribución de los nuevos medios digitales como herramienta clave para influir tanto en los medios como en el público objetivo.

La planificación y producción de contenidos se está convirtiendo en una parte importante de las competencias de expertos de los profesionales de las relaciones públicas y de los dircom. Esto i mplica un cambio en la percepción en el acercamiento a las nuevas audiencias, definidas por los cambios dentro de la cambiante matriz mediática global.

La nueva matriz de medios en la que los medios digitales desempeñan el papel dominante no sólo significa llevar a los nuevos medios de comunicación 2.0 en “punta de lanza”, sino que implica un cambio cualitativo que cambia la función y el papel de otros medios tradicionales dentro de la matriz.

La digitalización y la Internet requieren un cambio en la comprensión tradicional de los medios. La lógica inherente a estos nuevos medios ha cambiado debido al potencial de comunicación horizontal, directa y bidireccional de las partes interesadas. Este nuevo paradigma está caracterizado por:

– la fusión de comunicación pública y privada, una variación de alcance
– la comunicación diferenciada con un enorme repertorio de conexiones posibles.
– disponibilidad constante
– y el uso de plataformas comunes para corporaciones, instituciones públicas, grupos cívicos e individuos.

Por lo tanto, la nueva matriz de medios no se denota simplemente por diferentes medios nuevos, sino especialmente por el cambio en la forma de comunicación que se caracteriza por la accesibilidad directa a las partes interesadas y la comunicación bilateral. La producción de contenidos y medios de comunicación propios en las empresas debe entenderse como parte de esos cambios.

Aunque el establecimiento de marcas de medios y la producción de medios digitales o tradicionales no implica el abandono de las prácticas tradicionales de comunicación en las empresas, estos cambios tienen un impacto en la manera y la calidad de las prácticas tradicionales de comunicación como la publicidad, las notas de prensa, los comunicados, las convocatorias, etc.

Esto tiene un impacto significativo en la expansión del rol, las actividades y las competencias esperadas de quienes diseñan y gestionan los procesos de comunicación dentro de la empresa-relaciones públicas estratégicas. El papel de las relaciones públicas estratégicas se expande en la dirección de la comprensión de la nueva matriz de los medios, creando y manejando los medios propios, produciendo y distribuyendo contenido, y ampliando relaciones con los medios de comunicación tradicionales.

El análisis de las prácticas de comunicación a través del prisma de influir en las partes interesadas y en el contexto de una matriz mediática cambiante abre una nueva perspectiva para definir el papel de la comunicación estratégica y las relaciones públicas. De este modo se fomenta el siguiente paso en el análisis de las características y los cambios en las comunicaciones corporativas de los medios de comunicación y las relaciones públicas modernas.